最低限押さえておきたい5つのメールマナー

取引先や社内など、相手とやり取りをするのに欠かせないメール。
分かりやすい丁寧な文章の制作を心掛けるのはもちろんですが、それ以外にも、読みやすさや相手の環境への配慮などが必要になります。

今回は、最低限押さえておきたいメールのマナー5つをご紹介します。

  

◎半角カナ文字は使用しない

メールでは、半角カナ文字は使ってはいけません。
メールソフトによっては半角カタカナを正しく送ったり、受信することができない場合があるので、メール本文や見出しに半角カタカナを使用しないのがマナーです。

 

◎機種依存文字は使用しない

これも半角カナ文字と同様に、特定の機種でしか使えない文字は、相手側で読めるかどうかわからないため使わないのが基本です。

 

メールを作成したり受信しているパソコンや携帯電話の機種は数多く、機種の相性によっては「正常に表示できない文字」というのがあります。
それらの文字を「機種依存文字」と呼び、メールでは使わないようにするのがマナーとなっています。
以下は、代表的な機種依存文字の例です。

機種依存文字

これらの機種依存文字は正しく表示されない場合があるので、使用を避けましょう。

 

◎ファイルサイズの大きすぎる添付ファイルは送らない

画像やWordの文書など、ファイルをメールに添付して送信する場合、添付するファイルのサイズ(大きさ)に気をつけましょう。特にデジタルカメラで撮った写真の画像は、ファイルサイズが比較的大きくなる傾向があります。

 

数Mバイトもの添付ファイルを送ってしまうと、相手のメールボックスの容量がその分使用されてしまいます。
また、多くのプロバイダでは、1通あたりのメール容量に制限を設けています。場合によっては相手側で受信できないことも考えられます。
また、大きいファイルを添付ファイルとして送ると、送信するのにも、受信するのにも、時間がかかってしまいます。

 

添付ファイルを使う場合は、ファイルサイズは最高でも3MB以内に抑えておくとスムーズに送受信できます。

動画などの3MBを超えてしまう大きいデータは、メール添付ではなくオンラインストレージサービスなどを使いましょう。

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◎TO、BCC、CCを使い分ける

メールを作成するとき、送信先のメールアドレスは、「宛先」欄に入力するのが基本です。しかし、この「宛先」と、「CC」「BCC」を上手く使い分けると、メールの重要度や知人のメールアドレスの情報保護などに配慮したメールの送信ができます。

 

※「CC」とは写しを送る送信先(Carbon Copyの略)、
「BCC」は他の送信者に隠して写しを送る送信先(「Blind Carbon Copy」の略) のこと
です。

 

「CC」には、参考程度に伝えたい人のメールアドレスを入れます。
これによって、「CC」で受け取った人には「参考のために写しを送った」という送信者の意図を伝えることができます。

 

連絡のメールなどを複数人に送りたいとき、「TO」や「CC」に相手のメールアドレスを入力することで、一括送信することができます。しかし、メールを受け取った側からすると、開いたときに他人のメールアドレスが並んでいて、見にくくなってしまいます。それだけではなく、送った相手のメールアドレスがわかってしまいます。

 

そこで、相手に送信先のアドレスを見られないようにするのが「BCC」です。知人や友人同士であれば「CC」でもかまいませんが、仕事上の連絡などの場合は、BCCを使って複数の宛先でも他の人にわからないようにするのがマナーです。

 

◎テキスト形式でメールを作成する

メールの形式には大きく分けて「テキスト形式」「リッチテキスト(HTML)形式」があります。
メールはテキスト形式で送信するのが安全です。

なぜなら、相手先のインターネット回線の速さによってはメールの表示に時間がかかってしまったり、相手側のメールソフトの設定によっては正しく表示されなかったり、スパム(迷惑)メールとしてブロックされてしまう可能性があるからです。

 

HTML形式のメールでは、文字に飾り(色や大きさなど)を設定できたり、写真や画像をメール上に表示したりと、表現力豊かなメールを作成できますが、メールマガジンや告知のメールのようにメール本文を飾る必要がなければ、「テキスト形式」で作成して送付をしましょう。

 

 

以上、おさえておきたいメールのマナーについて紹介しました。

いくら文章が上手にかけていても、読みにくかったり、受信できていないと意味がありません。
一度自分が送ったメールを振り返ってみましょう。ついうっかりリッチテキストになっていたり、添付ファイルが大きすぎるなんてことはないでしょうか?

 

 

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