おさえておきたい必要最低限のパソコンスキル

事務職はもちろんのこと、営業職でも、パソコンスキルは必須。社会人として、どの程度のスキルが求められるのか、みなさんは知っていますか?

必要なスキルはその会社や仕事内容によって異なりますが、今回は、Microsoft Officeの最低でも知っておきたい、押さえておきたいポイントを紹介します。

 

「エクセルやワード、パワーポイントなんて学校でも使ったことあるし、詳しくは知らないけど、社会に出て使っていけば大丈夫だろう!」と思っている人いませんか?そんな考えは大間違いです。

よく、ネットの記事でも「使っていくうちに慣れます」と書かれているのを見かけますが、それはあくまでも使い方が分かるようになるだけで、本当に社会で必要とされる文書や表はそう簡単に作れるようになるものではありません。
文書や表、グラフなどの基本的なフォーマットの作り方を間違えてしまうと社会人としての常識を疑われてしまうことも・・・。知らないと恥をかいてしまいます。

まずは自分のスキルレベルがどのくらいか、最低限必要なスキルはどんなものか知って、何が足りないのかを、理解するところから始めましょう!

 

◎Excelの基本的な操作ができる

基本的な表とグラフが作成できればまずはOK。さらに、関数やマクロの作成までできるとエクセルでの仕事は難なくこなせるでしょう。
ピボットテーブルも使えると、データの分析が簡単にできます。

表もグラフも作れるけど、関数を使えばいいところで使えていなかったり、そもそもグラフが最適な種類でなかったり(全体の割合を見るときには円グラフの方が見やすいのに棒グラフだったり)と、根本的な部分が欠けているエクセルデータ。
そんなものを取引先だったり、上司に提出したら恥ずかしい!そんなことがないようにしっかりとエクセルを使いこなしましょう!

★マクロ
作業を自動化するためのツール。同じ作業を何度も繰り返す場合にマクロを作っておくと大変便利。

★ピボットテーブル
1つのデータを様々な視点から統計をしたり、分析する場合に使います。
月ごとの売上金額の合計をだす、販売店ごとの売上げ件数を求めたいなど、いろいろな集計を求めるときに使います。

経理・営業・企画など様々なシーンで活躍!

初級では、入力方法、四則演算や合計の出し方、罫線の引き方など。
中級では、関数の利用やグラフ作成の方法など。
そして応用では、データの並べ替え・抽出・データの分析など実務レベルの学習をします。
応用まで学習すれば事務仕事も一気にはかどります!

>> エクセル Excel基礎・Excel中級・Excel応用

 

◎Wordの基本的な操作ができる

ワードは、企画書や提案書を作成するソフト。文字入力ができればそれなりに使えますが、慣れない方は、色を多く使ったり所々でフォントが異なっていたり、右揃えや中央揃えの使いどころが間違っているなど、見づらい文書になっているのを見かけます。さらには、そもそも必要な情報が不足している、記入欄なのに狭すぎて書けないといった、文書の役割が果たせていないものを作ってしまうことも。

インデント(字下げ)やタブ機能を使って、見やすくレイアウトを整えたり、エクセルで作成した表やグラフを張り付けて、より視覚的に訴えられる文書にすることで、伝わりやすいものになります。そして、ビジネスで本当に必要とされているワードの使い方を身につけましょう。

分かりやすく見栄えよい文書作成

基礎では、Wordでの文章の入力・編集・印刷・保存など。
中級では、箇条書き・タブを使った入力・表作成を学習し、ビジネス文書を作成。
応用では、図形の描画や編集を学習し、地図や絵(クリップアート)写真を含む文書の作成や差し込み印刷を学習します。
わかりやすく見栄えのする文書の作成ができるようになります。

>> ワード Word基礎・Word中級・Word応用

 

◎PowerPointでプレゼン資料を作成できる

パワーポイントは、会議やプレゼンテーションの場面で多く使われるソフト。
学校の授業で発表するときに使ったことがある人もいるのではないでしょうか?エクセルに比べると直感的に使える、難易度の低いソフトですが、一歩使い方を間違えると素人感まるだしの微妙なものになってしまうのがパワーポイントの怖いところ。

しかし、きちんと作れば、スライドを見せながら説明ができるので、言葉だけでは中々伝わりづらい数字のデータも、表やグラフなどと一緒に見せることで、より説得力のあるプレゼンになります。
スライド作りはもちろんですが、相手に訴える、魅せる作り方ができると、より強力なツールになります。

営業や販促のビジネスシーンの強力なツール

初級では、プレゼンテーション用のスライドの作成・スライドショーの実行。
活用では、表やグラフ・図の作成や写真の挿入、アニメーション機能や高度なスライドショーの実行を学習します。
魅せるスライドショーで説得力のあるプレゼンテーション!

>> パワーポイント PowerPoint初級・PowerPoint活用

 

以上、Microsoft Officeの代表ソフト、エクセル、ワード、パワーポイントの3つを紹介しました。

これはちょっとできないかも・・・というものがひとつでもあれば、当スクールの受講をおすすめします。特にオフィスのソフトは、ただ使える人と、本当にビジネスに活用できている人の差は大きいですよ!

 

【Word中級】自動的に段落番号にされたくない時

こんにちわ。
先回のWord中級では段落番号についてお話ししましたね。(^.^)
今回は勝手に段落番号にされたくない時の回避方法についてご説明しますね。
よくあるのが、「1.日時」などと入力してEnterキーを押すと自動的に段落番号にされ、次の行に勝手に「2.」と出てしまう状況です。
煩わしいと感じることがありませんか。(-.-)
そのような時はこんなふうにしてみてくださいね。(^_-)

段落番号の近くに表示されるスマートタグ をクリックします。
スマートタグ オートコレクトのオプションの図

リストから「元に戻す 段落番号の自動設定」をクリックします。

元に戻す 段落番号の自動設定の図

下図のように段落番号の設定が解除されますね。

段落番号の設定解除された図

でも今のやり方ですと、また新しい段落で「①」などを入力してEnterを押すとそこには段落番号が設定されてしまうんです(+_+)

再び段落番号に設定されている図

それでスマートタグをクリックしたら、「段落番号を自動的に作成しない」をクリックします。

そうすると段落番号は自動的に作成されなくなるんですよ。

段落番号を自動的に作成しないの図

普段から段落番号を自動的に設定しない状態にしておきたければ、以下の設定をしてみてくださいね。

ファイル」タブをクリックします。

ホームタブの図

オプション」をクリックします。

ファイルタブの図

文章校正」をクリックし、「オートコレクトのオプション」をクリックします。

Wordのオプションダイアログの図

「オートコレクト」ダイアログが表示されますので「入力オートフォーマット」タブをクリックし、「入力中に自動で書式設定する項目」の「箇条書き(段落番号)」のチェックをはずしてOKをクリックします。

Wordのオプション」ダイアログでもOKをクリックします。

オートコレクトダイアログの図

これで段落番号は勝手に出なくなりますよ。(^_-)-☆

【Word中級】段落番号

こんにちわ。

今回は段落番号についてご説明したいと思います。 (^.^)

 

段落番号とは

1.文字列
2.文字列
3.文字列

というようなものですね。 (^_-)

 

まず、段落番号を設定したい段落にカーソルを置いて

ホーム」タブ 「段落」グループの段落番号右の▼をクリックします。

ホームタブ 段落グループの図

 

設定したい段落番号の種類をクリックします。

今回は「1.2.3.」をクリックします。

段落番号ライブラリの図

 

下図のように段落番号が設定されますので、続きに文章を入力してからEnterキーを押します。

「1.」が表示された図

すると次の段落番号が表示されますので続きを入力していきます。 (^o^)

2.が表示された図

このように「6.」まで入力することができました。

段落番号を使って入力した図

この下にそのまま入力すると今のリストの続きになりますが、新たに番号を開始したい時には

段落番号右の▼をクリックした後、「番号の設定」をクリックします。

番号の設定ボタンの図

番号の設定」ダイアログが表示されますので、「新しくリストを開始する」を選び、開始番号を「1」にしてOKをクリックします。

番号の設定ダイアログボックスの図

新しいリストを「1.」から始めることができましたね。(*^_^*)

新しいリストで入力した図

今度は段落番号の番号の配置についてお話しますね。 (^_-)-☆

番号の配置では一桁の数字と二桁の数字をどのように揃えるかを指定できます。

左揃え」、「中央揃え」、「右揃え」があります。

 

設定したい時は「新しい番号の定義」をクリックします。

新しい番号書式の定義ボタンの図

 

「新しい番号の定義」ダイアログボックスが表示されますので、配置を変更します。

 

ちなみに下図は左揃えにした場合です。

配置 左揃えの図

下図は中央揃えです。

配置 中央揃えの図

下図は右揃えです。

配置 右揃えの図

 

段落番号も使ってみてくださいね。 ヽ(^。^)ノ

【Word中級】タブとリーダー

こんにちわ。(^.^)
今回はリーダーについてお話しますね。
リーダーとはタブで設定した項目と項目の間の空白に表示する線のことです。

この線を表示しておくことで離れている項目も目で追いやすくなり、隣接する行との読み違いを防げるんですよ。
下図のメニューには料理名と金額の間、金額と当店人気度の間にリーダーが表示されていますね。
タブとリーダーを使って入力したメニューの図

それではこのタブとリーダーの設定方法をご説明します。

まず、設定したい段落にカーソルを置いておきます。

設定したい段落にカーソルを置いている図

ホームタブ」の「段落」グループ右下の「ダイアログボックス起動ツール」をクリックします。

段落グループの図

「段落」ダイアログボックスが表示されますので左下の「タブ設定」をクリックします。

段落ダイアログボックスの図

「タブとリーダー」ダイアログボックスが表示されます。

タブ位置」に「4」と入力し、「設定」をクリックします。

4文字の位置に左揃えのタブがリーダーなしで設定されます。

タブとリーダーダイアログボックスの図

今度は「タブ位置」に「24」と入力し、「配置」を「右揃え」にし、「リーダー」は「………(5)」にし、「設定」をクリックします。

タブとリーダーダイアログボックスの図

今度は「タブ位置」に「32」と入力し、「配置」を「中央揃え」にし、「リーダー」は「………(5)」にし、「設定」をクリックします。

OKをクリックします。

タブとリーダーダイアログボックスの図

これで設定ができました。次は入力です。

最初にTabキーを1回押すとカーソルが4文字の位置に来ますので、「魚介類の前菜盛り合わせ」と入力します。

「魚貝類の前菜盛り合わせ」を入力した図

再びTabキーを押すとカーソルが24文字の位置に飛び、左側にリーダーが表示されます。

金額「¥1,000」を入力します。右揃えになっていますね。(^_-)

金額を入力した図

再びTabキーを押すとカーソルが32文字の位置に飛び、左側にリーダーが表示されます。

「★★」を入力します。中央揃えになりますね。(*^_^*)

★★を入力した図

時々、リーダーの設定をしているのにリーダーが表示されないということがあります。(;O;)

選んでいるフォントによってそうなってしまうことがあるようなんです。

そのような場合には「MS ゴシック」や「MS 明朝」など標準的なものに変えてみると表示できますよ ヽ(^。^)ノ

 

Word中級【タブとは】

Word中級【タブの設定・変更・削除】

Word中級【タブの種類】などもご覧ください。

 

Word中級【タブとは】

こんにちわ。今回はワードのタブ機能についてお話しますね。(^_-)

タブとはTabキーを使って文字位置を揃えるための機能です。

文書を簡単に整形するためによく使用されるんですよ。

皆さんは使ったことがありますか?

まだ一度も使ったことがないという方のために簡単にご説明しますね。(^.^)

例えば、下図のような社員名簿を作成するとします。

「社員番号」の列と「部署」の列、それ以降の列の間を空けるのにどんな方法を使いますか?

ひたすらスペースキーを数回押すという方法もあるかもしれません。

ワードで作った社員名簿の図

でも、こんな時にタブ機能を使うともっと簡単に作成することができるんですよ。(^_-)-☆

タブの設定の仕方や変更・削除の方法タブの種類については今後のWord中級で取り上げていきますね。

Word中級【インデントを増やす 減らす】

こんにちわ(^o^)

今回はリボンにある「インデントを増やす」ボタンを使って、左インデントを設定する方法をご説明しますね。(^_-)

インデントを増やす」ボタンは「ホーム」タブの「段落」グループにあります。

インデントを増やすボタンの図

まずインデントを設定したい範囲を下図のようにドラックしておきます。

インデントを設定したい範囲を選択した図

インデントを増やす」ボタンをクリックします。

1回クリックするとちょうど1文字分の左インデントを設定することができます。

インデントを増やすボタンをクリックする図

全部で4回クリックすると下図のように4文字分の位置に左インデントを設定できるんですよ。

インデントマーカーをドラックして設定すると1.71文字など微妙なインデントが設定されることがありますが、

「インデントを増やす」ボタンでの設定なら確実に1文字分づつ設定することができます。(^.^)

左インデントを増やした結果の図

インデントを減らす」ボタンをクリックすると設定したインデントを1文字分づつ戻すことができるんですよ。

ぜひ、使ってみてくださいね。(*^_^*)

インデントを減らすボタンの図

Word中級【右インデント】

今回は右インデントの設定方法についてご説明しますね。(^_-)

下図のようにインデントを設定したい範囲を選択します。

範囲を選択している図

右インデントマーカーにマウスを合わせます。

右インデントマーカーの図

30文字の位置までドラックすると下図のように設定できましたね。(^_-)

30文字までドラックした図

Word中級【インデントとは】

こんにちわ(^v^)

今回はインデントについてご説明しますね。

インデントとはひとことで言うと字下げ機能のことです。

文章を入力すると文字は左余白の次の位置から表示され右余白のところまでいくと次の行に表示されていきますよね。(下図参照)

インデント設定前の図

下図のように左右にインデントを設定すると余白よりもさらに左右をあけることができます。

また余白は文書やセクションごとの設定になりますが、インデントは段落単位で設定できるんですよ。

段落についての詳細はWord中級【段落と改行】をご覧ください。

インデント設定後の図

ワードでは「左インデント」、「1行目のインデント」、「ぶら下げインデント」、「右インデント」を設定することができます。

設定の仕方については、また後日ご説明しますね。(^O^)/

Word中級【段落と改行】

皆様はワード文書の中に改行段落内改行があることをご存知でしたか?(^^)

改行は知っているけど、段落内改行は…(?_?) という方もおられることと思います。

文章を入力していて改行したい位置で「Enter」キーを押すと改行することができますよね。

その時に出てくる矢印の記号段落記号の図段落記号といいます。

そして文章の始めから段落記号までを段落といいます。

下図の文章には3つの段落がありますね。

段落を示す図

ワードでは段落ごとに設定される機能があるため、段落を意識しておくことは大切なんです。

例えば文字揃えやインデント、タブなどは段落ごとに設定されます。

では、段落を変えずに改行するにはどうしたらよいでしょうか?

「Shift」キーを押しながら「Enter」キーを押します

では下図の文書の「私がまだ幼かった頃、」の後ろに段落内改行を入れてみましょう。

段落内改行を入れたい位置にカーソルを置き、「Shift」キーを押しながら「Enter」キーを押します。

下向き矢印段落内改行の図が表示され段落内改行を入れることができましたね。(^v^)

段落内改行結果の図

Word中級【頭語に対する結語の自動入力】

今回は頭語に対応する結語の挿入についてご説明しますね。(^^)

「拝啓」などの頭語を入力してEnterキーを押すと…

拝啓を入力した図

下の行に頭語に対応する結語が右揃えで入力されるという便利な機能がありますね。

結語が自動入力された図

その機能を利用するしないの切り替えを設定しておくことができるんですよ。ヾ(≧∇≦*)/

オフィスボタン」をクリックします。

オフィスボタンの図

Wordのオプション」をクリックします。

WORDのオプションの図

文章校正」をクリックしてから「オートコレクトのオプション」ボタンをクリックします。

オートコレクトのオプションの図

入力オートフォーマット」タブで「頭語に対応する結語を挿入する」のチェックボックスをクリックし、チェックをつけてOKをクリックします。逆にこの機能を使用したくない場合にはチェックをはずしておきます。

入力オートフォーマットタブの図

「拝啓」と入力すると「敬具」、「謹啓」と入力すると「謹白」というように対応する結語が出てきますね。(^^)

謹啓に対する結語入力の図

Word中級【挨拶文の挿入】

?先回はビジネス文書についてご説明しましたね。

今回はビジネス文書の挨拶文の挿入方法についてご説明しますね。(^^)

挨拶文はたいてい 時候の挨拶安否の挨拶感謝の挨拶から成っています。

日頃から慣れていないとそのような文章を自分で考えるのはちょっと大変ですね。(-_-;)

ワード2007には自分で挨拶文を考えなくても季節にあった文章を選んで挿入することのできる便利な機能があるんですよ。

では下図のビジネス文書を使って実際に挨拶文を挿入してみましょう。

ビジネス文書の図

挿入」タブをクリックします。

挿入タブの図

テキスト」グループから「挨拶文」をクリックします。

挨拶文の図

表示されたリストから「あいさつ文の挿入」をクリックします。

あいさつ文の挿入の図

下図のような「あいさつ文」ダイアログが表示されます。

3月のあいさつ」「安否のあいさつ」「感謝のあいさつ」それぞれの中から使いたいものを一つづつ選んでクリックします。

最後に「OK」をクリックします。

あいさつ文ダイアログの図

下図のように挨拶文を挿入することができましたね。(^_-)-☆

挨拶文を挿入した結果の図

Word中級【ビジネス文書の基本形式】

今回はビジネス文書についてご説明したいと思います。(^^)

ビジネス文書とは会社や団体が情報を伝えるために作成する文書ですね。

その中には社外宛のものと社内宛のものとがあります。

どちらにしても内容を分かりやすく簡潔に正確に伝える必要があります。

そのため送る相手や場面によって多少の違いはありますが、ビジネス文書は大体決まった形式で書かれることになっています。

下図がそのサンプルです。

ビジネス文書は大まかに前付け本文付記の3つの部分に分けられます。

ビジネス文書サンプルの図

文書番号

同じ部署から出される文書の連番をつけます。

発信日付

文書を発信した日付を年から書きます。

受信者名

文書を受け取る会社名、肩書き、名前+敬称を書きます。

発信者名

自社の会社名、肩書き、責任者の名前などを書きます。

件名

文書の目的・内容を簡潔に表現した一文を指定します。

前文

「拝啓」などの頭語の後に時候の挨拶、謝意を表す文を書きます。頭語や謝意は省略することもあります。

主文

件名に記述した内容、文書の主旨を記述します。

末文

締めくくりの文を書きます。頭語を指定した場合には対応する結語を記述します。

記書き

本文を補う詳細の情報を分かりやすく箇条書きにします。文末には「以上」と記述します。

担当者名

文書を作成している自分の名前を書きます。

?

ビジネス文書の基本的な形式 なんとなく分かって頂けましたか?

ぜひチャレンジしてみてくださいね。(*^^)v

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Word【ページ番号の挿入】

今回はページ番号の挿入方法についてご説明しますね。(=^・^=)

文書が2ページ以上ある時、ページの番号が振ってあると分かりやすいですよね。

下図の文書の下にページ番号を入れてみましょう。(^-^)

ページ番号を挿入する前の文書の図

挿入」タブをクリックし、「ヘッダーとフッター」グループの中から「ページ番号」をクリックします。

挿入タブ ヘッダーとフッターグループの図

下図のようなリストが表示されますので、「ページの下部」にマウスを合わせます。

ページ番号 リストの図

右にリストが表示されますので、その中から挿入したいページ番号をクリックします。

今回は「ページ番号/総ページ数」の表示にしたいので、スクロールして下のほうにある「太字の番号2」を表示し、クリックします。

ページの下部 リストの図

文書の下部にページ番号を挿入することができましたね。(^_-)-☆

ページ番号を挿入した結果の図

最後に「ヘッダー/フッターツール」の「デザイン」タブの「ヘッダーとフッターを閉じる」ボタンをクリックします。

ヘッダーとフッターを閉じるの図

Word中級【フッターの挿入】

?

先回は文書にヘッダーを入れることができましたね。(^^)

今回はフッターについてご説明したいと思います。

フッターというのは文書の下の余白に入れる文字や図ですね。

下図の文書のフッターの右側学校名と電話番号を入れてみたいと思います。

文書全体の図

挿入」タブをクリックします。

挿入タブの図

ヘッダーとフッター」グループの「フッター」をクリックします。

ヘッダーとフッターグループの図

下図のようなリストが表示されますので、「フッターの編集」をクリックします。

フッターのリストの図

本文の色が薄くなり、フッターの編集状態になりますね。

フッターの編集状態の図

それではフッターに「マチスアカデミーさかおり校 055-231-5589」と入力してみましょう。

フッターを入力した図

このフッターを右揃えにしたいと思います。

ホーム」タブをクリックします。

ホームタブの図

フッターにカーソルがある状態で、「段落グループ」の「右揃え」をクリックします。

段落グループの図

フッターを右揃えにすることができましたね。(*^^)v

右揃えにした図

ヘッダー/フッター ツール」の「デザイン」タブをクリックし、

ヘッダー/フッターツール デザインタブの図

閉じる」グループの「ヘッダーとフッターを閉じる」ボタンをクリックすると

フッターの編集状態を終わらせることができます。

ヘッダーとフッターを閉じるボタンの図

Word中級【ヘッダーの挿入】

今回はヘッダーの挿入についてご説明しますね。(^v^)

ヘッダーとは上部余白に表示される文字や図のことです。

普通、ヘッダーに指定したものはすべてのページに表示されるんですよ。

それで会社名や日付などを全ページに表示するためによく使われています。

それでは下図の文書のヘッダーに日付を入れてみましょう。

文書の初めの状態の図

挿入」タブをクリックします。

挿入タブの図

ヘッダーとフッター」グループから「ヘッダー」をクリックします。

ヘッダーとフッターグループの図

下図のようなリストが表示されるので、「ヘッダーの編集」をクリックします。

ヘッダーの編集の図

下図のように本文の色が薄くなり、ヘッダーの編集状態になります。

ヘッダー編集中の図

挿入グループ」から「日付と時刻」をクリックします。

挿入グループの図

日付と時刻」ダイアログが表示されますので、カレンダーの種類を「西暦」にし、表示形式は「2011年2月16日(水)」にします。

自動的に更新する」をチェックしておくと毎回ファイルを開くたびにその時の日付が表示されるようになるんですよ。(^^)

OKをクリックします。

日付と時刻ダイアログの図

下図のように文書の左上に日付を表示することができましたね。 (*^^)v

ヘッダーが挿入された図

ヘッダー/フッターツール」の「デザイン」タブの「ヘッダーとフッターを閉じる」をクリックすると、ヘッダーの編集を終えることができます。

ヘッダーとフッターを閉じるの図

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