Excel中級【関数とは】

今回は関数についてご説明しますね。(^。^)

関数とはエクセルで、あらかじめ定義されている数式のことです。

といってもなかなか理解しにくいかと思いますので、例えを使ってご説明しますね。

あなたが幾つかのロボットを持っているとします。

そのうちの一つのロボットは、名前を「買い物くん」としましょう。

このロボットは名前の通りお買い物をしてきてくれるロボットです。

でもそのためには幾つかの必要なものを渡してあげなければなりません。

それは「店までの地図」、「買い物リスト」、「お金」です。

ロボットと与える情報の図

これを渡すと買い物くんは買い物に行き、「買ったもの」をあなたに渡してくれるのです。

関数はこの買い物ロボットに似ていると言えます。

関数はあなたから幾つかの情報を渡してもらえば、

指定の処理を終えてあなたに結果を返してくれるものなのです。

あなたは買い物くんがどのような方法で店にたどり着いたのか、

店員さんとどのようなやりとりをしたのかを

全く意識する必要はありません。

ただ必要な3つのものを渡してあげさえすればよいのです。

同じようにエクセルの関数を使う時も、必要な情報を与えてあげさえすれば、

あなたは内部で行われている複雑な計算処理を知らなくてもよいのです。

関数が処理を行うのに必要とする情報引数といいます。

エクセルには多種多様な関数がありますが、

関数によって行う処理や必要とする引数は違います。

自分の目的に合った関数を選び、その関数の適切な引数を指定するなら、

関数はきっとあなたの望み通りの結果を返してくれますよ。(^_-)-☆

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Excel中級【データベースがうまくいかない時】

11月中はエクセルのデータベースを扱ってきましたね。

でも・・・データベースでの処理がうまくいかないと言われることがあります。(*_*)

実はデータベース機能を利用するには、表の作り方にコツがあるんですよ。
(*^^)v

以下の点を確認してみて下さいね。

1.隣接するセルにデータを入力していませんか?

エクセルは連続したデータをデータベースの範囲として自動的に認識してくれます。

データベース表に関係のないものが、隣接するセルに入力されているとデータの範囲を間違って解釈して処理してしまうことがあります。(・_・;)

隣接セルにデータが入力されている図

下図のようにデータベース表の周囲には他のデータは入力しないようにして下さいね。(^_-)-☆

隣接セルにデータが入力されていない表の図

2.先頭行が列見出しになっていますか?

表の先頭行をもとに並べ替えやフィルタが実行されます。

それで、表の先頭行には必ず列見出しを入力します。(^。^)

下図は先頭行に列見出しがなくて、いきなりデータが入力されていますね。(*_*)

先頭行が列見出しになっていない図

3.フィールドに同じ種類のデータが入力されていますか?

一つのフィールドに文字と数値が混在しているとデータベース機能は正しく働かない事があります。

下図の表の「生年月日」フィールドには日付データが、「年齢」フィールドには数値データが入力されることになっています。

でも社員番号5番の人の欄には「秘密」という文字が入力されていますね。

このように同じフィールドに違う種類のデータが入っているとデータベース処理がうまくいかないことがあります。(・_・;)

同じフィールドには必ず同じ種類のデータを入力して下さいね。

フィールドに違う種類のデータが入力されている図

4.1件分のデータを横1行に入力していますか?

1件分のデータが複数行に分けて入力されていると並べ替えやフィルタ処理がうまくいかないことがあるんですよ。

下図のような入力の仕方をしていませんか?

1件分のデータは1行にまとめて入力して下さいね。

1件分のデータを複数行に入力している図

5.セルの先頭に余分なスペースなどありませんか?

下図のように余分なスペースがあると、思った通りの処理ができなくなります。

意図していない余分なものが入力されていないか確認してみて下さいね。

セルに余分なスペースが入力されている図

?

データベース処理うまくいくようになりましたか?(^^)/

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Excel中級【色フィルタ】

これまでテキストフィルタ、数値フィルタ、日付フィルタを使った抽出についてご説明してきましたね。

今回は色フィルタについて取り上げたいと思います。(^v^)

色フィルタとは、セルの塗りつぶしの色やフォントの色をもとに抽出を行う機能です。

例えば下図の表はある電器店の売上を記録したものですが、土日祝の日付欄はセルが赤く塗りつぶされています。

色フィルタを使うと、「日付」欄のセルが赤く塗りつぶされているデータだけを抽出することができるんですよ。

では実際にやってみましょう。(^_-)-☆

表はあらかじめフィルタモードにしておく必要があります。

フィルタモードにする方法と解除方法についてはExcel中級【フィルタを使った抽出】をご覧ください。

「日付」の右の▼をクリックします。

?日付右の▼の図

下図のリストが表示されますので、「色フィルタ」にマウスを合わせて右下に出てくるリストの「セルの色でフィルタ」から抽出したいセルの色をクリックします。

色フィルタの図

下図のように日付欄が赤く塗りつぶされたデータだけを抽出することができましたね。

?セルの色で抽出した結果の図

今度はフォントの色で抽出してみましょう。

下の表から「顧客名」欄の文字がオレンジのデータだけを抽出してみたいと思います。

「顧客名」右の▼をクリックします。

顧客名右の▼の図

下図のリストが表示されますので、「色フィルタ」にマウスを合わせて右下に表示されるリストの「フォントの色でフィルタ」から指定したい色をクリックします。

フォントの色の図

?下図のように「顧客名」欄のフォントの色がオレンジのデータだけを抽出することができましたね。(^^)/

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Excel中級【フィルタ 複数条件】

今回は下図の表から「8月」に売り上げた「エアコン」のデータを抽出してみたいと思います。(^。^)

そのためには下図のようにフィルタモードにした状態で、列見出し「日付」と「商品分類」の両方に抽出条件を指定する必要がありますね。

フィルタモードにする方法と解除方法についてはExcel中級【フィルタを使った抽出】をご覧ください。

日付」の右のをクリックします。

日付右の▼の図

下図のリストが表示されますので「すべて選択」の左の□をクリックしチェックをはずしてから、「8月」の左の□をクリックしてチェックを入れOKをクリックします。

8月をチェックした図

下図のように8月のデータだけが抽出されますね。

今度は「商品分類」の右のクリックします。

商品分類の▼の図

下図のリストが表示されますので、「すべて選択」の左の□をクリックしチェックをはずしてから、「エアコン」の左の□をクリックしてチェックを入れOKをクリックします。

エアコンをクリックした図

下図のように8月に売り上げたエアコンのデータだけを抽出することができましたね。

このようにフィルタ複数条件を入力して抽出することもできるんですよ。(^v^)

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Excel中級【テキストフィルタ】

今回は下図の表から「東芝」の商品のデータを抽出してみたいと思います。

こんな時に使うと便利なのがテキストフィルタです。(^-^)

商品名の欄を見てみると東芝製品は商品名の先頭が「東芝」になっていますね。

この条件をもとに抽出してみましょう。

列見出しの「商品名」右の▼をクリックします。

売上データの図

下図のリストが表示されますので、「テキストフィルタ」にマウスを合わせます。

右下に出てくるメニューから「指定の値で始まる」をクリックします。

テキストフィルタ 指定の値で始まるの図

オートフィルタオプションが表示されますので商品名欄に「東芝」と入力しOKをクリックします。

フィルタオプションの図

下図のように商品名が「東芝」ではじまるデータだけを抽出することができましたね。(^。^)

東芝の商品だけを抽出した図

このほかにもテキストフィルタでは「指定の値に等しい」「指定の値に等しくない」「指定の値で終わる」「指定の値を含む」「指定の値を含まない」などのデータを抽出することができるんですよ。(^v^)

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Excel中級【日付フィルタ】

今回は日付フィルタを使った抽出をしてみましょう。(^_-)-☆

下図はある電器店の売上状況を表にしたものです。

この表の中から先月の売上データだけを抽出してみたいと思います。

ではまずこの表をフィルタモードにしてみましょう。

フィルタモードにする方法と解除の方法についてはExcel中級【フィルタを使った抽出】をご覧ください。

?売上データの図

フィルタモードにしたら、日付のをクリックします。

日付▼ボタン

下図のようにリストが表示されますので、「日付フィルタ」にマウスを合わせます。

日付フィルタの図

右下にリストがさらに出てきますので、「先月」をクリックします。

先月のボタン

先月のデータだけを抽出することができましたね。(^v^)

日付フィルタ結果の図

日付フィルタではこの他にも「明日」、「今日」、「昨日」、「来週」、「今週」、「先週」、「来月」、「来四半期」、「今四半期」、「全四半期」、「来年」、「今年」、「昨年」なども選べるんですよ。

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Excel中級【数値フィルタ】

今回は下図の社員名簿から30歳以上の人の情報だけを抽出してみたいと思います。

データベース機能の数値フィルタを使って抽出してみましょう。(^。^)

そのためにはまずフィルタモードにする必要があります。

フィルタモードにする方法 覚えていますか?

忘れてしまった (-_-;) という方のためにここでもう一度ご説明しますね。

社員名簿の図

フィルタモードにする方法

データ」タブをクリックします。表の中のどこでもいいのでクリックしておきます。

データタブの図

並べ替えとフィルタ」グループから「フィルタ」をクリックします。

フィルタの図

各列の見出しに「」が表示されて、フィルタモードになりましたね。

次に「年齢」の右の「」をクリックします。

年齢の▼の図

表示されたリストの「数値フィルタ」にマウスを合わせます。

数値フィルタの図

さらに右下にリストが表示されますので、「指定の値以上」をクリックして選択します。

指定の値以上の図

オートフィルタオプション」ダイアログが表示されますので、下図のように「30」、「以上」にしてOKをクリックします。

フィルタオプションの図

30歳以上の人のデータだけを抽出することができましたね。(^O^)

30歳以上のデータの図

数値フィルタでは「指定の値に等しい」、「指定の値に等しくない」、「指定の値より大きい」、「指定の値より小さい」、「指定の値以下」、「指定の範囲内」、「トップテン」、「平均より上」、「平均より下」なども選ぶことができるんですよ。(^v^)

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Excel中級【フィルタを使った抽出】

今回はデータベース機能フィルタについてご説明します。

このフィルタはある条件を満たすレコードだけを抽出するのに便利な機能です。

データベースの構成についてはExcel中級【データベース】をご覧ください。

例えば下図の社員名簿から営業部の人のデータだけを抽出したり、女性だけを抽出したりすることができるんですよ。

よかったらエクセルにこのデータを入力して試してみて下さいね。

社員名簿の図

データ」タブをクリックします。

データタブの図

「社員名簿」の表の中ならどこでもいいのでクリックしておいてから、「並べ替えとフィルタ」グループから「フィルタ」をクリックします。

フィルタの図

そうすると「フィルタモード」になり、下図のように列見出しのそれぞれに「」のボタンが表示されますね。

今回、営業の人だけを抽出したいので「部署」の右の「」をクリックします。

部署の▼ボタンの図

表示されたリストから「すべて選択」の左のチェックボックスをクリックし、チェックをはずします。

すべて選択の図

営業」左のチェックボックスをクリックしてチェックし、「OK」をクリックします。

営業のチェックボックスの図

下図のように営業の人だけを抽出することができましたね。

営業以外の人の行も消えてしまったわけではなく、一時的に非表示になっています。条件をクリアすればまた表示されます。

条件が指定されている列見出しにはフィルタの図が表示されています。

フィルタに設定した条件をクリアして全データを表示したい時には、列見出しのフィルタの図をクリックします。

フィルタの結果の図

下図のリストが表示されますので、「”部署”からフィルタをクリア」をクリックします。

部署からフィルタをクリアの図

フィルタモード」そのものを終了したい時には、「並べ替えとフィルタ」グループから「フィルタ」をクリックします。

▼ボタンは消えていつもの表に戻ります。

フィルタの図

今回はフィルタを使った抽出についてご説明しました。

最後に復習の問題です。この機能を使って女性だけを抽出してみてください。

ちゃんとできましたか? (^_-)-☆

膨大なデータから自力で抽出するのは大変な作業ですね。

このフィルタ機能 ぜひ使ってみて下さいね。(^O^)

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Excel中級【データベース】

今回からエクセルでのデータベース処理をご説明したいと思います。

ちょっと難しい(・_・;)と思われますか?

実はこのデータベース機能、知っておくととても便利なんです。
それに簡単に使える機能もあるんですよ。

今日はまずデータベースとは何かどんな構成になっているのかという点を簡単に解説したいと思います。

まずデータベースとは下図の社員名簿のようなものです。

同じようなデータ(下図の場合、社員の情報)を集めて検索や抽出が行えるようにしたものです。

データベースは下図のように列(フィールド)行(レコード)で構成された表(テーブル)によってできています。

データベースを解説した図

なんとなく分かって頂けましたか? (^。^)

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Excel中級【ふりがなの編集】

先回は社員名簿の氏名欄にふりがなを表示することができましたね。(^v^)

ふりがなの設定・表示の方法についてはExcel中級【ふりがな設定・表示】をご覧ください。

ふりがなは入力の時に使った読みに基づいて作成されるので、時には意図していないふりがなになっていることがあります。(*_*)

社員番号3の佐藤春人さんの下の名前の読みは本当は「はると」なのですが、入力した時に「はる」、「ひと」と入れて変換したので、ふりがなが「はるひと」になっていますね。

社員名簿の図

このような時には「ふりがなの編集」を使うと後からふりがなだけを変更することができるんですよ。(^_-)-☆

まず、ふりがなを変更したい「セルC6」をクリックします。

ホーム」タブの「フォント」グループ 「ふりがなの表示/非表示」右の「」をクリックします。

フォントグループの図

表示されたリストから「ふりがなの編集」をクリックします。

ふりがなの編集の図

ふりがなの周りに四角い枠が表示されカーソルが出てきますので、クリックして該当のふりがなを選び正しいふりがなを入力し直しenterキーを押します。

ふりがな編集中の図

正しいふりがなに直すことができましたね。(^O^)

社員名簿ふりがな修正後の図
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Excel中級【ふりがな設定・表示】

今回はExcelに入力した文字にふりがなを表示する時の方法をご説明したいと思います。

ふりがなをつけたい時はふりがなの大きさと文字種などの設定をまずしてから、ふりがなを表示させるという手順になります。

では下図の社員名簿の氏名欄にふりがなをつけてみましょう。(^v^)

氏名が入力されている「セルC4からC11」をドラックして選択します。

社員名簿の図

ホーム」タブの「フォント」グループ「ふりがなの表示/非表示」右のをクリックします。

ふりがな表示非表示右の▼の図

リストから「ふりがなの設定」をクリックします。

ふりがなの設定の図

「ふりがなの設定」ダイアログが表示されますので、「ふりがな」タブ種類配置それぞれの中からどれかを選んでクリックします。

今回は種類は「ひらがな」、配置は「中央揃え」にします。

ふりがなの設定ダイアログボックスふりがなタブの図

「フォント」タブをクリックすると「フォント名」「スタイル」「サイズ」やふりがなのなどを設定することができます。

今回はそのまま「OK」をクリックします。

ふりながの設定ダイアログフォントタブの図

ふりがなの設定をすることができました…が
氏名にふりがなは出てきていませんね。(・_・;)

実はここでもうひと操作必要なんです。(^_-)-☆

「ホーム」タブ「フォント」グループふりがなの表示/非表示」右のをクリックし「ふりがなの表示」をクリックします。

「ホーム」タブの「フォント」グループの「ふりがなの表示/非表示」をクリックしても同じになります。

ふりがなの表示の図

下図のようにふりがなが表示されましたね。(^O^)

次回はふりがなが間違っている時の直し方をご説明しますね。

ふりがなが表示された社員名簿の図

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Excel中級【データラベル ラベルの位置】

先回表示させた円グラフのデータラベルですが、どこに表示させるか選ぶことができるんですよ。(^v^)

円グラフの作成方法についてはExcel中級【円グラフ】をご覧ください。

データラベルの内容についてはExcel中級【データラベル ラベルの内容】をご覧ください。

今回はデータラベルの位置の変更方法をご説明しながら、指定できる位置その結果をお見せしたいと思います。

下図の「当パソコンスクールを知ったきっかけ」の円グラフを使って解説しますね。(^_-)-☆

当パソコンスクールを知ったきっかけ円グラフの図

グラフをクリックして選択し、「グラフツール」の「レイアウト」タブをクリックします。

レイアウトタブの図

ラベル」グループの「データラベル」をクリックします。

ラベルグループのデータラベルの図

データラベルを表示したくなければ「なし」をクリックします。

データラベル なしの図

中央」を選ぶと下図のように要素の中央にデータラベルが表示されます。

データラベル 中央の図

内部外側」を選ぶとデータ要素の中の外側にデータラベルが表示されます。

データラベル 内部外側の図

外部」を選ぶとデータ要素の外にデータラベルが表示されます。

データラベル 外側の図

自動調整」にするとエクセルが自動的に適切な位置に配置してくれます。(^^)/

データラベル 自動調整の図

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Excel中級【データラベル ラベルの内容】

下図は「当パソコンスクールを知ったきっかけ」の円グラフとその元になっている表です。

円グラフの作り方についてはExcel中級【円グラフ】をご覧ください。

先回はデータラベルにパーセンテージを表示することができましたね。(^v^)

今回はデータラベルの内容に指定できるものについて解説したいと思います。

円グラフの図

マチスアカデミーを知ったきっかけ表の図

データラベルの内容を変更するとグラフがどのように変わるかをお見せしますね。

データラベルの指定方法については先回のExcel中級【データラベル パーセンテージ】をご覧ください。

下図は「ラベルの内容」を系列名にしたものです。

ラベルの内容で系列名を選択した場合の図

「ラベルの内容」を分類名にすると下図のようになります。

ラベルの内容で分類名を選択した場合の図

「ラベルの内容」をにすると各分類の元データの値をそのまま表示することができますね。

ラベルの内容で値を選択した場合の図

「ラベルの内容」をパーセンテージにすると全体に対する各分類の割合が分かりますね。

ラベルの内容でパーセンテージを選択した場合の図

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Excel中級【データラベル パーセンテージ】

先回までで、円グラフを作成し凡例の書式設定を変えることができましたね。

今回は円グラフにデータラベルを表示してみましょう。(^O^)

下図はデータラベルの表示がないグラフです。

色分けされた扇型の各要素の角度で大体の割合は分かりますが、データラベルを表示するとさらに具体的な数字がわかるんですよ。(^_-)-☆

データラベルの無い円グラフの図

データラベルとして系列名、分類名、値、パーセンテージを表示することができますが、今回はパーセンテージを表示してみましょう。

グラフをクリックした状態で「グラフツール」の「レイアウト」タブをクリックします。

グラフツールのレイアウトタブの図

ラベル」グループから「データラベル」をクリックします。

データラベルの図

その他のデータラベルオプション」をクリックします。

その他のデータラベルオプションの図

ラベルオプション」の「ラベルの内容」で「パーセンテージ」をクリックしてチェックし、「」にチェックが入っていたらクリックしてチェックをはずします。

ラベルの位置」は「外部」をクリックして選び、「閉じる」をクリックします。

ラベルオプションの図

パーセンテージを表示することができましたね。

yahooで検索した人は41%、googleは32%、知人紹介は11%・・・
具体的な割合がよく分かりますね。(*^^)v

データラベルにパーセンテージを表示した円グラフの図

最後にグラフタイトルを挿入し、「当パソコンスクールを知ったきっかけ」としてみましょう。
タイトルの挿入の仕方については「グラフタイトル挿入」をご覧ください。

こんな感じになりましたか?(^v^)

タイトルもいれた円グラフの図

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Excel中級【凡例の書式設定】

先回は円グラフの凡例の位置を変更しましたね。
今回はその凡例の書式を変更してみましょう。(^v^)
下図のようにexcel2007で円グラフを作ると凡例には枠線も塗りも表示されないですよね。

グラフ内の各部の名称や概要についてはグラフ各部名称をご覧ください。

凡例に外枠なしの図

では、凡例に黒の外枠をつけてみましょう。

まずグラフをクリックして選択し、「グラフ」ツールの「レイアウト」タブをクリックします。

レイアウトタブの図

ラベル」グループから「凡例」をクリックします。

ラベルグループ 凡例の図

表示されたリストの中から「その他の凡例オプション」をクリックします。

その他の凡例オプションの図

凡例の書式設定」ダイアログボックスで「枠線の色」をクリックします。

枠線のオプションの図

クリックすると右欄が「枠線の色」になりますので、「線(単色)」をクリックします。

線(単色)の図

」ボタンをクリックします。

色ボタンの図

をクリックし、閉じるボタンをクリックします。

枠線の色の図

黒い枠線が表示されましたね。(*^^)v

枠線の表示された凡例の図

「凡例の書式設定」で「塗りつぶし」を選択すれば、凡例の塗りつぶしの色を設定することもできるんですよ。(^_-)-☆

凡例の塗りつぶしの図

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