互換性チェックをしないとマナー違反! Excel編

パソコンを学ぶというと、WordやExcelなどの“ソフトの使い方”を学ぶのだと普通は考えますよね。学校の授業でもWordやExcelを学ぶ機会はありますが、実際に社会で必要とされている求められているスキルは違います。

ただパソコンが使えるだけの人は、今の時代たくさんいます。
しかし、“パソコンマナー”をきちんと身に付けている人は意外と少ないのです。

今回は、知らず知らずのうちにマナー違反を犯してしまいがちな「データの互換性」についてご紹介します。

 

WordやExcelなどのOfficeと呼ばれるソフトは、バージョンごとにどんどん新機能が追加されて、便利になっていきます。
インターフェースも2000と2013のバージョンでは随分違いますし、使い勝手も良くなっています。

 

「最新のExcelで新しい関数や機能を使って、見た目も立派なデータができた!さっそく取引先に送ろう!」

完成したならすぐに誰かに共有したくなりますが、でもちょっと待ってください。
そのデータは本当に、共有先のパソコンで正しく開くことができますか?

 

◎Excelはバージョンによって拡張子が違います

現在、Excel2003、Excel2007、Excel2010、最新のものはExcel2013などいろいろなバージョンのExcelが使用されています。
これによっておこる問題が、「互換性」の問題です。

 

互換性とは一体どんなものなのか。
Excel2010で作成したデータを、Excel2003で開こうとしても正しく開けない場合があります。このような問題を「互換性がない」という言い方をします。


Excel2010で作成 → Excel2010で正しく開ける
Excel2010で作成 → Excel2003で開けない

 

上記のように、新しいバージョンのExcelで作成したファイルは、古いバージョンのExcelでは「互換性」がないため正しく開けないことがあります。
このようなことにならない為にも、ファイルの互換性を正しく理解しておく必要があります。

逆に古いバージョンで作成したファイルを新しいバージョンで開く際にはほとんど問題は発生しません。

 

◎互換性のチェック方法

Excel2010のどの機能が、Excel2003や2007など古いバージョンでも正しく表示できる機能なのか、どれが良くてどれがダメなのかをいちいち覚える必要はありません。互換性をチェックするときに便利な方法があります。

ここではその操作方法をご紹介します。
※以下はExcel2010の画面で操作しています。

 

131204_01

1. [ファイル]タブをクリック
2. [情報]をクリック
3. [問題のチェック]をクリック
4. [互換性チェック]をクリック

 

「互換性チェック」のウィンドウが表示され、Excel2003や2007で使えるかどうかをチェックできます。

 

131204_02

 

●表示するバージョンを選択
互換性を調べるバージョンにチェックを入れます。

●機能の大幅な損失
ここに表示されている内容は古いバージョンのExcelでは正しく表示されません。
「検索」をクリックすると、該当箇所が確認できます。

●再現性の低下
ここに表示されている内容は古いバージョンのExcelでは最も近い表示形式に変更されます。完全に同じ表示にはなりません。

自分だけが使用する場合や、相手のExcelも同じバージョンの場合は互換性を気にする必要はありません。
しかし、取引先に送ったり、誰か複数人と共有する場合「Excelのバージョンがわからない」ときは必ず「互換性チェック」を行ない、古いバージョンのExcelで開いても正しく表示されるようにデータを作りましょう。

 

以上、見落としがちなExcelの互換性について紹介しました。
Excelだけでなく、世の中の様々なソフトにはバージョンがそれぞれ存在します。

ただ操作ができるだけでは、せっかく完成したデータも先方に送ったら開けなかった、なんてことになりかねません。

今回紹介したような、実際のビジネスの現場で必要な知識やスキルを、授業で扱っています。
ただ操作ができる人になっていませんか?すでにつけるという方も、もう一度しっかり学び直すことで、新しい発見やスキルアップにつながると思います。

>> エクセル Excel基礎・Excel中級・Excel応用

 

 

マチスアカデミーさかおり校では、Excelをはじめ、WordやPowerPointなどのOfficeの講座や、パソコン初心者の方専用の入門コースなど、様々な講座をご用意いたしております。

 

今から始めて、来年には“デキル”人になりましょう!

 

無料体験では、授業の体験以外にも、就職や転職などのご相談も受け付けています。まずはお問い合わせください。

 

おさえておきたい必要最低限のパソコンスキル

事務職はもちろんのこと、営業職でも、パソコンスキルは必須。社会人として、どの程度のスキルが求められるのか、みなさんは知っていますか?

必要なスキルはその会社や仕事内容によって異なりますが、今回は、Microsoft Officeの最低でも知っておきたい、押さえておきたいポイントを紹介します。

 

「エクセルやワード、パワーポイントなんて学校でも使ったことあるし、詳しくは知らないけど、社会に出て使っていけば大丈夫だろう!」と思っている人いませんか?そんな考えは大間違いです。

よく、ネットの記事でも「使っていくうちに慣れます」と書かれているのを見かけますが、それはあくまでも使い方が分かるようになるだけで、本当に社会で必要とされる文書や表はそう簡単に作れるようになるものではありません。
文書や表、グラフなどの基本的なフォーマットの作り方を間違えてしまうと社会人としての常識を疑われてしまうことも・・・。知らないと恥をかいてしまいます。

まずは自分のスキルレベルがどのくらいか、最低限必要なスキルはどんなものか知って、何が足りないのかを、理解するところから始めましょう!

 

◎Excelの基本的な操作ができる

基本的な表とグラフが作成できればまずはOK。さらに、関数やマクロの作成までできるとエクセルでの仕事は難なくこなせるでしょう。
ピボットテーブルも使えると、データの分析が簡単にできます。

表もグラフも作れるけど、関数を使えばいいところで使えていなかったり、そもそもグラフが最適な種類でなかったり(全体の割合を見るときには円グラフの方が見やすいのに棒グラフだったり)と、根本的な部分が欠けているエクセルデータ。
そんなものを取引先だったり、上司に提出したら恥ずかしい!そんなことがないようにしっかりとエクセルを使いこなしましょう!

★マクロ
作業を自動化するためのツール。同じ作業を何度も繰り返す場合にマクロを作っておくと大変便利。

★ピボットテーブル
1つのデータを様々な視点から統計をしたり、分析する場合に使います。
月ごとの売上金額の合計をだす、販売店ごとの売上げ件数を求めたいなど、いろいろな集計を求めるときに使います。

経理・営業・企画など様々なシーンで活躍!

初級では、入力方法、四則演算や合計の出し方、罫線の引き方など。
中級では、関数の利用やグラフ作成の方法など。
そして応用では、データの並べ替え・抽出・データの分析など実務レベルの学習をします。
応用まで学習すれば事務仕事も一気にはかどります!

>> エクセル Excel基礎・Excel中級・Excel応用

 

◎Wordの基本的な操作ができる

ワードは、企画書や提案書を作成するソフト。文字入力ができればそれなりに使えますが、慣れない方は、色を多く使ったり所々でフォントが異なっていたり、右揃えや中央揃えの使いどころが間違っているなど、見づらい文書になっているのを見かけます。さらには、そもそも必要な情報が不足している、記入欄なのに狭すぎて書けないといった、文書の役割が果たせていないものを作ってしまうことも。

インデント(字下げ)やタブ機能を使って、見やすくレイアウトを整えたり、エクセルで作成した表やグラフを張り付けて、より視覚的に訴えられる文書にすることで、伝わりやすいものになります。そして、ビジネスで本当に必要とされているワードの使い方を身につけましょう。

分かりやすく見栄えよい文書作成

基礎では、Wordでの文章の入力・編集・印刷・保存など。
中級では、箇条書き・タブを使った入力・表作成を学習し、ビジネス文書を作成。
応用では、図形の描画や編集を学習し、地図や絵(クリップアート)写真を含む文書の作成や差し込み印刷を学習します。
わかりやすく見栄えのする文書の作成ができるようになります。

>> ワード Word基礎・Word中級・Word応用

 

◎PowerPointでプレゼン資料を作成できる

パワーポイントは、会議やプレゼンテーションの場面で多く使われるソフト。
学校の授業で発表するときに使ったことがある人もいるのではないでしょうか?エクセルに比べると直感的に使える、難易度の低いソフトですが、一歩使い方を間違えると素人感まるだしの微妙なものになってしまうのがパワーポイントの怖いところ。

しかし、きちんと作れば、スライドを見せながら説明ができるので、言葉だけでは中々伝わりづらい数字のデータも、表やグラフなどと一緒に見せることで、より説得力のあるプレゼンになります。
スライド作りはもちろんですが、相手に訴える、魅せる作り方ができると、より強力なツールになります。

営業や販促のビジネスシーンの強力なツール

初級では、プレゼンテーション用のスライドの作成・スライドショーの実行。
活用では、表やグラフ・図の作成や写真の挿入、アニメーション機能や高度なスライドショーの実行を学習します。
魅せるスライドショーで説得力のあるプレゼンテーション!

>> パワーポイント PowerPoint初級・PowerPoint活用

 

以上、Microsoft Officeの代表ソフト、エクセル、ワード、パワーポイントの3つを紹介しました。

これはちょっとできないかも・・・というものがひとつでもあれば、当スクールの受講をおすすめします。特にオフィスのソフトは、ただ使える人と、本当にビジネスに活用できている人の差は大きいですよ!

 

【Excel上級】条件付き書式 日付

こんにちわ。

今回は条件付き書式を使って特定の日付を強調表示する方法をご説明しますね。(^.^)

条件付き書式の日付を使うと日付が昨日、今日、明日、過去7日間、先週、今週、来週、先月、今月、来月のデータのセルを強調表示されるように設定できるんですよ。(^.^)

今回は下図の表の日付が先週のデータのセルを強調表示してみましょう。

まず日付の欄を範囲選択します。

売上データ表

ホームタブ条件付き書式をクリックし、セルの強調表示ルールをポイントし、日付をクリックします。

セルの強調表示ルールの図

日付ダイアログの「次の期間内の日付を含むセルを書式設定:」欄で「先週」を選択し、「書式:」欄は「濃い赤の文字、明るい赤の背景」でOKをクリックします。

日付ダイアログボックスの図

下図のように日付が先週のデータだけを強調表示することができましたね。(^_-)-☆

強調表示した結果の図

【Excel上級】条件付き書式 文字列もご覧ください。(^.^)

【Excel上級】条件付き書式 指定の値より小さいセルを強調表示する

こんにちわ。

今回は条件付き書式を使って指定の値より小さいセルを強調表示する方法をご説明しますね。(^.^)

下図の「検定試験結果」表の点数欄の点数が70未満のセルを黄色に強調してみましょう。

検定試験結果表の図

まず点数欄を範囲選択します。

点数欄をドラッグした図

ホームタブスタイルグループ条件付き書式をクリックします。

スタイルグループの図

セルの強調表示ルールをクリックし、指定の値より小さいをクリックします。

セルの強調表示ルール 指定の値より小さいの図

「指定の値より小さい」ダイアログが表示されます。

「次の値より小さいセルを書式設定:」欄に「70」と入力し、「書式:」欄ではリストから「濃い黄色の文字、黄色の背景」を選択します。

OKをクリックします。

指定の値より小さいダイアログの図

下図のように70より小さいセルを黄色に強調することができましたね。(^_-)-☆

検定試験結果表を強調表示した結果の図

【Excel上級】 条件付き書式 指定の値より大きいセルを強調表示するもご覧ください。(*^_^*)

【Excel上級】OR関数 複数の条件のいずれかを満たしているか判定する

こんにちわ。

先回の【Excel上級】では複数の条件すべてを満たしているかどうか、AND関数を使って判定する方法をご説明しましたね。

今回は複数の条件のどれか1つを満たしているかどうか判定する方法をご説明しますね。(^.^)

そのために使う関数がOR関数です。

では下図の検定試験結果を使って実際にやってみましょう。

まず、計算式を入力するセルE4をクリックします。

検定試験結果の図

数式タブ関数ライブラリグループ論理をクリックし、リストからIFをクリックします。

数式タブの図

IF関数の引数ダイアログが表示されますので、「真の場合」に「“合格”」、「偽の場合」に「“不合格”」と入力し、「論理式」欄にカーソルを置きます。

IF関数の引数ダイアログの図

下図の▼をクリックします。

▼の図

表示された関数のリストにORが無いので「その他の関数」をクリックします。

関数のリストの図

関数の分類を「論理」にしてリストから「OR」をクリックします。

関数の挿入ダイアログ

OR関数の引数ダイアログが表示されますので「論理式1」に「C4>=70」、「論理式2」に「D4>=70」と入力してOKをクリックします。

OR関数の引数ダイアログの図

合格」と結果が表示されましたね。(^_-)

合否判定結果の図

下までコピーしてみましょう。
筆記・実技のどちらかが70点以上なら合格になっていますね。(^_-)-☆

コピー結果の図

【Excel上級】AND関数 複数の条件すべてを満たしているか判定する

こんにちわ。

今回はAND関数についてご説明しますね。(^.^)

条件が複数あって、その複数の条件すべてが満たされているかどうかを判定するのにこのAND関数を使うと便利なんですよ。

例えば下図の検定試験結果表に合否を求めてみたいと思います。

筆記の点数70点以上なおかつ、実技の点数70点以上の場合を合格としそれ以外は不合格とします。

ではやってみましょう。

セルE4をクリックしておきます。

検定試験結果表の図

数式」タブの「論理」をクリックし「IF」をクリックします。

IFをクリックしている図

関数の引数ダイアログが表示されますので、真の場合に「“合格”」、偽の場合に「“不合格”」と入力し、論理式の欄をクリックします。

IF関数ダイアログの図

下図の▼をクリックします。

▼をクリックする図

リストから「AND」をクリックします。

ANDをクリックしている図

AND関数の引数ダイアログが表示されますので、論理式1に「C4>=70」、論理式2に「D4>=70」を入力し、OKをクリックします。

AND関数の引数ダイアログ

下図のように結果が表示されます。

合否の結果が表示された図

計算式を下までコピーするとすべての人の合否が出せますね。(*^_^*)

計算式をコピーした図

 

【Excel上級】IF関数で空白セルかどうかを判定する

こんにちわ。

今回はIF関数を使ってセルが空白かどうかを判定する方法をご説明しますね。(^.^)

Excelではセルが空白かどうかによって行う処理を分けたいという状況がよくあるんですよ。

例えば以前【Excel上級】のレッスンでVLOOKUP関数について扱ったことがありましたが、その引数「検索値」に指定しているセルに値が入っていないと検索結果が見つからずエラーになってしまいます。

そのような場合にIF関数を使い検索値が空白なら何もしないで終了、空白でないならVLOOKUP関数を使用し検索処理を行うというように処理を振り分けることができるんです。(*^_^*)

では実際の例で見てみましょう。

下図の入学状況表の「コース名」欄セルD4には「コースCD」をもとに右の「コース一覧表」からコース名を求めるVLOOKUP関数を使った式が入力されています。

入学状況表の図

ただこの計算式を最後の行までコピーすると…コースCDが入力されていない12行目から19行目までが「#N/A」とエラー表示になってしまいますね。(・.・;)

エラー表示された入学状況表の図

ではIF関数を使ってこの状況を回避してみましょう。

セルD4の内容は消して、セルD4を選択しておきます。

D4をクリアした図

数式」タブをクリックし「関数ライブラリ」グループから「論理」をクリックし、「IF」をクリックします。

数式タブ 関数ライブラリグループの図

下図のようにIF関数の引数ダイアログが表示されますので、「論理式」欄にカーソルを置いてからセルC4をクリックし、続けて「=””」と入力します。

「”」(ダブルコーテーション)を2回連続して入力するとセルに何もないことを表すので、論理式は「セルC4に何も入力されていない」という条件になります。

続けて「真の場合」欄にカーソルを置いてから「“”」と入力します。これで「セルC4に何も入力されていない」という論理式の条件を満たしている時には何もせずに終わってくれます。何もしなくていいからといって「真の場合」を空欄にするとエラーになってしまうんですよ。(;O;)

IF関数について詳しくは【Excel上級】IF関数を使った合否判定をご覧ください。

最後に「偽の場合」欄にカーソルを置きます。

関数の引数ダイアログの図

「セルC4に何も入力されていない」という論理式の条件を満たしていない時、つまりセルC4に「コースCD」が入力されている時にはVLOOKUP関数で検索させる必要がありますので、この「偽の場合」欄にVLOOKUP関数を入れ子にして指定します。

関数の中に関数を入れ子にする場合には下図のをクリックします。

▼の図

関数のリストが表示されますので、「VLOOKUP」をクリックします。

VLOOKUPをクリックしている図

VLOOKUP関数の引数ダイアログが表示されますので、下図のように指定してOKをクリックします。

VLOOKUP関数について詳しくはExcel上級【参照用の表から検索 VLOOKUP関数】をご覧ください。

VLOOKUP関数引数ダイアログ

下図のように結果が表示されますね。

IFとVLOOKUPの計算結果の図

ではこの計算式を19行目までコピーしてみましょう。

さきほどのようにエラー表示にはなりませんね。(^.^)

IFとVLOOKUP入力結果の図

あらかじめコース名が表示されるように計算式がコピーされているので、下図のようにコースCDを入力すると…

コースCDを入力すると

コース名がすぐに表示されますね。(^_-)-☆

コース名が表示された図

IF関数を使った空白セル判定ぜひ使ってみて下さいね。(^^)/

【Excel上級】比較演算子

こんにちわ。

先回の【Excel上級】ではIF関数を使った合否判定をご説明しましたね。(^_-)

その際、下図のようにIF関数の一つ目の引数である「論理式」に「>=」という比較演算子を使いましたね。

IF関数 引数 論理式の図

ご存知の方もいらっしゃるかと思いますが、今回はその比較演算子についてご説明したいと思います。

IF関数の論理式や条件付き書式の条件などを指定する時に「セルの値が○○と同じ」とか「セルの値が○○以上」といった指定をしますが、その際に使用する演算子が比較演算子です。

比較演算子とその意味は以下の通りです。

比較演算子一覧表

ぜひ参考にしてみて下さいね。(^.^)

 

 

【Excel上級】IF関数を使った合否判定

こんにちわ。(^.^)

今回はIF関数についてご説明しますね。

この関数は処理を2つに分岐させるための関数です。

ある条件を満たしている時にはAという処理を、そうでない時にはBという処理を行います。

フローチャートの図

では実際にIF関数を使ってみましょう。(^_-)

下図の「検定試験結果」の「合否」欄に「点数」が70点以上なら「合格」、そうでなければ「不合格」と表示されるような計算式を入力してみたいと思います。

まずは計算式を入力したいセル「D4」をクリックしておきます。

検定試験結果表の図

数式」タブの「関数ライブラリ」グループの「論理」をクリックし、リストの「IF」をクリックします。

IF関数をクリックしている図

下図のような「関数の引数」ダイアログボックスが表示されます。

IF関数には3つの引数を指定する必要があります。

最初の引数「論理式」には今回の分岐の条件を入力します。点数が入力されているセル「C4」をクリックし、続けて「>=」を入力し、「70」と入力します。

これで分岐の条件は「点数が70以上である」ということになります。

次に引数「真の場合」を指定します。「真の場合」と聞くと難しい気がしますが、ここには「論理式」の条件を満たしている時に実行したい処理を記述します。

「セルC4の値が70以上である」という論理式の条件を満たしている時にはセルに「合格」と表示させたいので、「“合格”」とダブルコーテーションで囲んで入力します。

式の中で文字列を扱うときにはこのように文字列の前後に「”」(ダブルコーテーション)をつける必要があるんですよ。

最後に引数「偽の場合」を指定します。ここには「真の場合」と逆で「論理式」の条件を満たしていない時に実行したい処理を記述します。

「点数が70以上である」という論理式の条件を満たしていない時にはセルに「不合格」と表示させたいので、「“不合格”」とダブルコーテーションで囲んで入力します。

最後に「OK」をクリックします。

関数の引数ダイアログボックスの図

70点以上なので「合格」と表示されましたね。

IF関数入力結果の図

それではこの式を下までコピーしてみましょう。

合否判定が正しくできましたね。(^_-)-☆

式をコピーした結果の図

今回触れなかった「>=」などの比較演算子についてはまた追ってご説明しますね。(^。^)

関数についてお知りになりたい方はExcel中級【関数とは】をご覧ください。

Excel初級【画面概要編-全セル選択ボタン】

Excel初級【画面概要編-全セル選択ボタン】

今回は全セル選択ボタンについて少しお話します。

A列と1行目の間にある四角い部分…これ何 (・・?
ここをクリックするとどうなるんだろう…(・・?? なんて思ったことはありますか?
実は、ここをクリックすると…シート上のすべてのセルを選択することができるんです(*^_^*)

意外と便利なボタンですよね♪
一気にまとめて選択したい!なんて時にはこのボタンをポチッ!と押して活用してみてください(^^)/

全セル選択ボタン1
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詳しくは、ビジネスパソコン講座【Excelコース】をご覧ください。

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Excel初級【画面概要編-シート見出し】

Excel初級【画面概要編-シート見出し】

今回はシート見出しについて少しお話します。

シート見出しとは、シートを切り替えるときにクリックします。
1ファイルに複数のシートを使ってそれぞれにグラフや表などを作成することが出来ます。
そして、このシートは最大で255まで増やすことができます。こんなにたくさんシートを増やすことができるなんて、びっくりですよね (+_+;)

その他にも、シートには任意の見出しを付けることができる、つまり、シートに名前をつけることができます(^^)
ただし、シート見出しに設定できる文字数は、全角半角とも31文字までなので注意してくださいね(^_-)-☆

シート見出し

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Excel初級【画面概要編-行番号】

Excel初級【画面概要編-行番号】

今回は行番号について少し触れてみます。

前回の列番号でも触れましたが、シートには縦横の格子状にセルが並んでいます。
列番号の場合はセルの横位置を表しましたが、セルの縦位置を表すのが行番号です。
行番号は1~1,048,576行まで数字で表されます。

行番号・列番号、どちらも通常はExcelを起動すると表示されますが、「表示・非表示」を設定で行うことができるんですよ(^-^)

行番号

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Excel初級【画面概要編-列番号】

Excel初級【画面概要編-列番号】

今回は列番号について少し触れてみます。

シートには縦横の格子状にセルが並んでいます。セルの横位置を表すのが列番号です。
列番号はA~XFDまで、16,384列をアルファベッドで表されます。

列番号はA・B・C…とアルファベットで表示されていますが、設定で1・2・3…と数字で表示することもできるんですよ(^-^)/

列番号

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Excel初級【画面概要編-数式バー】

Excel初級【画面概要編-数式バー】

今回は数式バーについて少し触れてみます。

数式バーは昨日お話した名前ボックスの隣にあります。

数式バー

セルを選択したとき、その内容を表示する場所数式バーです。
数式バーでは表示したセルの内容を修正することもできるんですよ(^^)

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Excel初級【画面概要編-名前ボックス】

Excel初級【画面概要編-名前ボックス】今日はExcel初級の範囲を記事にしたいと思います(^^)/

画面にある各名称や用途ですが、改めて聞かれると意外と答えられなかったりしますよね(^^ゞ

例えば・・・

名前ボックス

これは名前ボックスという名称です。
選択したセルの行列番号が表示されています。
セルに名前を付けると、その名前もここに表示されるんですよ(^_^)

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