アプリからの個人情報流出に注意!スマートフォンのセキュリティ

かなり普及してきたスマートフォン。ガラケーからスマホに乗り換えた方も多いです。
画面も大きく機能も充実していて便利ですが、スマートフォンは、“小さなパソコン”

今までの携帯電話と同じような感覚で使っていると個人情報の流出など、思わぬ被害をこうむってしまうことがあります。

  

◎個人情報満載のスマホはウイルスの格好の標的

●アプリケーションの入手は慎重に行う

世の中には「スマホ内の個人情報を盗む」ウイルスソフトが多数存在しています。
一見便利そうだからとむやみやたらとアプリをインストールしすぎるとウイルスの罠にかかる可能性も。

  

●公式&各キャリアマーケット外からは極力アプリをインストールしない

公式マーケットなどを通さずウェブサイト上にアップされている”野良アプリ”をインストールしない。
有料アプリの無料海賊版を謳っていたり、作者の身元不明なアプリはインストールしないようにしましょう。

  

●いいアプリ」と「悪いアプリ」を見分ける

iPhoneであれば、『App Store』からダウンロードすればほぼ安全です。
ただしAndroidの場合、審査が比較的甘い事があるので注意が必要になります。

欲しいアプリを検索し、ランキングの上位にあるアプリを選ぶようにすると、使用者が多いためクチコミなど情報も揃っており比較的安心と考えられます。
逆に使用者が数人、数十人のアプリは、たとえ内容が魅力的でも触らないほうがいいです。

  

●アクセス許可に注意(Android端末を利用している方)

アプリの「アクセス許可」とは、アプリがAndroidの、どの情報・機能にアクセスをするのか定義したものです。

個人情報等を端末から不正に盗み取り、外部に送信するような不正アプリは、アプリの種類や動作から考えると、不自然なアクセス許可をユーザに求めてくることがあります。アプリをインストールする際には、アクセス許可を必ず確認しましょう。

  

【アクセス許可の例(一部)】
※お使いの機種やアクセス状況によって、表示(表現)が異なる場合があります。

アプリによっては、アクセス許可の一覧の一部しか表示されないこともあります。その場合は「すべて表示」ボタンを押して確認をしてください。

  

アクセス許可 説明
電話発信 アプリが電話番号や端末識別番号、SIM情報を読み取ることができる。
個人情報 アプリがアドレス帳などのデータを読み取ることができる。
位置情報 アプリがスマートフォンの位置情報を知ることができる。
ネットワーク通信 アプリがインターネットを利用し、情報を送受信することができる。
SMSメッセージの送信 SMSメッセージの送信をアプリに許可します。悪意のあるアプリが知らない間にメッセージを送信し、料金が発生することがある。

  

アプリが「電話発信」、「個人情報」、「位置情報」と「ネットワーク通信」のアクセス許可を求めてきた場合、電話番号や電話帳、位置情報といった情報が、インターネットを通じて第三者に送信されてしまう可能性があります。

  

●無料アプリに要注意

「無料」アプリは、なぜ無料なのか、考えてみたことはありますか?
あなたの端末内に保存されている個人情報と引き換えに「無料」なのかもしれません。

また、正規のアプリケーション配布サイトに掲載されているアプリであっても、監視や審査を逃れて不正なアプリが紛れ込んでいる可能性はゼロではありません。

つい最近、Android文字入力『Simeji(しめじ)』が、入力情報を無断送信していることが発覚しました。

  

  

『Simej(しめじ)』
中国最大手の検索サイト「百度(バイドゥ)」がスマートフォン向けに提供しているAndroidスマートフォン用日本語文字入力ソフト。スマホ入力アプリの超定番。

  

「打ち込まれたほぼすべての情報を、利用者に無断で外部に送信」
名前、住所、電話番号、銀行口座番号、クレジットカードのセキュリティーコードまで全部筒抜ける可能性があります。

定番中の定番アプリだっただけに、多くの使用者がいました。

  

ランキング上位にあって使用者が多くてもこういったことがあるので注意が必要です。

アプリをインストールする際には、「アクセス許可」を確認し、本当に必要な権限なのか判断、また開発元や配布元の国もチェックしてからインストールしましょう。

  

●スマートフォンにもパソコンと同じくウイルス対策ソフトを

スマートフォンにもパソコンと同じくウイルス対策ソフトをインストールしておくことをオススメします。
無料でも数多くソフトが揃っていますので自分の端末のスペックに合わせたソフトを選ぶといいでしょう。

ウイルス対策やセキュリティソフトをインストールしておけば個人情報を不正に読み取るなどのスパイウェアアプリも見つけやすくなります。

  

スマートフォンは“小さなパソコン”なので、何の対策もしておかないと、格好の標的にされてしまいます。

  

  

  

マチスアカデミーさかおり校では、今回紹介したような、ウイルス対策、セキュリティ対策などパソコンやスマートフォンを使用するうえで最低限知っておきたい基礎知識などを学ぶことができます。

>> パソコン入門 ~初心者向けはじめの一歩~

  

開いているウィンドウを一瞬で閉じる方法

パソコンに表示しているウィンドウを一瞬で閉じたい時ってありますよね。

パソコンを長い時間使っていると気づいたらたくさんのウィンドウを開いていたとか、インターネットブラウザをすぐに終了したい時。

そんな時、マウスで右上の「×」マークで閉じるのが一般的かと思います。
パッとすぐに閉じたい時はショートカットキーが便利です。

  

今回は、パソコンを処分する前にするべきことをご紹介します。

  

◎方法

Ctrlキーを押しながら+Wキーを押す

  

たったこれだけです。
マウス操作をしていて、閉じたくなったらCtrlキーとWキーを押すだけです。

  

◎インターネットブラウザで使うと

InternetExplorerやGoogleChromeなどのインターネットブラウザでCtrl+Wを押すと、「今開いているタブを閉じる」になります。

他にタブが開いている場合はそのタブが代わりに表示されます。

  

「Ctrl+Tab」だと、「次のタブに移動」となります(Ctrl+Shift+Tabで逆順)。
これも覚えておくと結構便利です。

  

◎Officeソフトで使うと

WordやExcelなどのOfficeソフトでCtrl+Wを押すと、開いていたファイル(文書)が閉じます。

Wordは起動したままだけど、開いていた文書は閉じられるので空の状態が表示されます。

  

ソフト全体を終了させたい場合は「Alt+F4キー」です。
インターネットブラウザの時も同じです。どんなにタブを開いていても、一瞬ですべて終了します。

  

 

  

マチスアカデミーさかおり校では、マイクロソフトオフィスの様々な講座をご用意しております。

講座では、今回紹介したようなショートカットキーや、実務に活用できるスキルを学ぶことができます。

>> ワード Word基礎・Word中級・Word応用

>> エクセル Excel基礎・Excel中級・Excel応用

>> パワーポイント PowerPoint初級・PowerPoint活用

>> パソコン入門 ~初心者向けはじめの一歩~

  

パソコンを処分する前にやっておくべき5つのこと

使わなくなったり、壊れてしまったパソコンの処分は、普通のゴミと違って個人情報や色々なデータが残っていたりして、結構面倒です。

でも、きちんと処分しないと後々個人情報が盗まれたりなどトラブルを招きかねません。

  

今回は、パソコンを処分する前にするべきことをご紹介します。

  

◎処分する前に確認しておくこと

廃棄するパソコンは、法律によってメーカーによる回収が義務付けられているため、自治体のごみ収集に出すことはできません。

  

  

まずは「PCリサイクル法」が適用されているか確認

PCリサイクル法が適用されているパソコンは、販売したメーカーが無料で責任を持って回収します。

適用されていない場合は有償となります。

  

  

1. 処分する前にパソコンの年数を確認

無料で回収してもらえるならそれでもいいのですが、状態によっては、購入して5年以内のパソコンならリサイクルや処分業者にまわさなくても下取りに出したり、中古パソコンとして売れる可能性も十分にあります。

捨てるはずだったものが、お金になることもあるので、よく確認しましょう。

  

  

2. パソコンメーカーに連絡して廃棄を依頼

各メーカーは自社のPCを下取りしてリユースしているところがあります。

代金を現金やサービスポイントで支払ったり、新規に購入するパソコンの代金から差し引いたりすることもあります。

  

  

◎何より大事なデータの消去

リサイクルする場合でも、データ消去は自己責任です。個人情報が漏れないようにするためにもしっかり消去しましょう。

  

  

リサイクルでも廃棄処分でも、必ずハードディスクをフォーマットする

パソコン上ではデータがなくなったと思っても、HDDにはデータの痕跡が残っていていることがあります。そうすると元のデータを復元できる可能性があります。

これでは安心して処分ができません。では、どうするか?

  

  

3. リカバリCDでパソコンを工場出荷時の状態に戻す

プログラムが入っていた領域は購入時の状態になります。

ただし、データを記録していた領域のデータ消去は行っていません。
特殊なソフトで読める可能性があるので注意が必要です。

データ消去には、以下のファイル完全消去ソフトを利用するとなお安心です。

  

  

4. ファイル完全消去ソフトを利用する

HDD本体をパソコン内から取り出すのが難しいノートパソコンや、外付けHDDの処分は、市販のファイル完全消去(抹消)ソフトを利用しましょう。

家電量販店では、ファイルの復元ソフトと並んでファイル抹消ソフトが売られていると思います。

ファイル完全消去ソフトは、ファイルを保存していた領域を上書きすることで、ファイルの実態をHDD上から抹消することができるという仕組みです。

  

  

5. ハードディスクを物理的に破壊する

ドリルで穴を開けるのが手っ取り早いですが、一部の家電量販店では、専用の機会で破壊してくれるサービスもあります。

短時間でHDDを処分できるだけでなく、自分で壊すとゴミとして捨てなくてはいけませんが、用済みとなったHDDも引き取ってくれるので大変便利です。

  

また、データ消去とは反対に、普段使っていたら突然パソコンが動かなくなってしまった、間違って大切なデータを消してしまったという場合には、以下のデータ復旧・データ修復サービスをご利用ください。

>> データ復旧・データ修復

  

  

マチスアカデミーさかおり校では、初心者の方が安心して受講できるパソコン入門講座をご用意しております。

>> パソコン入門 ~初心者向けはじめの一歩~

  

  

その他、2.5時間で名刺やパンフレットが作成できる講座もございます。

>> 名刺パンフレット入門 ~初心者向けはじめの一歩~

  

  

1日5時間でホームページ制作が学べます。なかなかホームページやデザインに踏み出せない方は、まずは入門講座で一歩踏み出してみてはいかがでしょうか?

>> ホームページ入門 ~初心者向けはじめの一歩~

  

最低限押さえておきたい5つのメールマナー

取引先や社内など、相手とやり取りをするのに欠かせないメール。
分かりやすい丁寧な文章の制作を心掛けるのはもちろんですが、それ以外にも、読みやすさや相手の環境への配慮などが必要になります。

今回は、最低限押さえておきたいメールのマナー5つをご紹介します。

  

◎半角カナ文字は使用しない

メールでは、半角カナ文字は使ってはいけません。
メールソフトによっては半角カタカナを正しく送ったり、受信することができない場合があるので、メール本文や見出しに半角カタカナを使用しないのがマナーです。

 

◎機種依存文字は使用しない

これも半角カナ文字と同様に、特定の機種でしか使えない文字は、相手側で読めるかどうかわからないため使わないのが基本です。

 

メールを作成したり受信しているパソコンや携帯電話の機種は数多く、機種の相性によっては「正常に表示できない文字」というのがあります。
それらの文字を「機種依存文字」と呼び、メールでは使わないようにするのがマナーとなっています。
以下は、代表的な機種依存文字の例です。

機種依存文字

これらの機種依存文字は正しく表示されない場合があるので、使用を避けましょう。

 

◎ファイルサイズの大きすぎる添付ファイルは送らない

画像やWordの文書など、ファイルをメールに添付して送信する場合、添付するファイルのサイズ(大きさ)に気をつけましょう。特にデジタルカメラで撮った写真の画像は、ファイルサイズが比較的大きくなる傾向があります。

 

数Mバイトもの添付ファイルを送ってしまうと、相手のメールボックスの容量がその分使用されてしまいます。
また、多くのプロバイダでは、1通あたりのメール容量に制限を設けています。場合によっては相手側で受信できないことも考えられます。
また、大きいファイルを添付ファイルとして送ると、送信するのにも、受信するのにも、時間がかかってしまいます。

 

添付ファイルを使う場合は、ファイルサイズは最高でも3MB以内に抑えておくとスムーズに送受信できます。

動画などの3MBを超えてしまう大きいデータは、メール添付ではなくオンラインストレージサービスなどを使いましょう。

>> ホームページ執事 オンラインストレージ

 

◎TO、BCC、CCを使い分ける

メールを作成するとき、送信先のメールアドレスは、「宛先」欄に入力するのが基本です。しかし、この「宛先」と、「CC」「BCC」を上手く使い分けると、メールの重要度や知人のメールアドレスの情報保護などに配慮したメールの送信ができます。

 

※「CC」とは写しを送る送信先(Carbon Copyの略)、
「BCC」は他の送信者に隠して写しを送る送信先(「Blind Carbon Copy」の略) のこと
です。

 

「CC」には、参考程度に伝えたい人のメールアドレスを入れます。
これによって、「CC」で受け取った人には「参考のために写しを送った」という送信者の意図を伝えることができます。

 

連絡のメールなどを複数人に送りたいとき、「TO」や「CC」に相手のメールアドレスを入力することで、一括送信することができます。しかし、メールを受け取った側からすると、開いたときに他人のメールアドレスが並んでいて、見にくくなってしまいます。それだけではなく、送った相手のメールアドレスがわかってしまいます。

 

そこで、相手に送信先のアドレスを見られないようにするのが「BCC」です。知人や友人同士であれば「CC」でもかまいませんが、仕事上の連絡などの場合は、BCCを使って複数の宛先でも他の人にわからないようにするのがマナーです。

 

◎テキスト形式でメールを作成する

メールの形式には大きく分けて「テキスト形式」「リッチテキスト(HTML)形式」があります。
メールはテキスト形式で送信するのが安全です。

なぜなら、相手先のインターネット回線の速さによってはメールの表示に時間がかかってしまったり、相手側のメールソフトの設定によっては正しく表示されなかったり、スパム(迷惑)メールとしてブロックされてしまう可能性があるからです。

 

HTML形式のメールでは、文字に飾り(色や大きさなど)を設定できたり、写真や画像をメール上に表示したりと、表現力豊かなメールを作成できますが、メールマガジンや告知のメールのようにメール本文を飾る必要がなければ、「テキスト形式」で作成して送付をしましょう。

 

 

以上、おさえておきたいメールのマナーについて紹介しました。

いくら文章が上手にかけていても、読みにくかったり、受信できていないと意味がありません。
一度自分が送ったメールを振り返ってみましょう。ついうっかりリッチテキストになっていたり、添付ファイルが大きすぎるなんてことはないでしょうか?

 

 

パソコン入門講座では、今回紹介したようなメールのマナーやメールソフトの使い方、もちろん初心者の方が安心してできるよう、パソコン操作もばっちり学べます。
今からパソコンを始めたい、メールが送れるようになりたい、ネットショッピングを楽しみたいなどの方におすすめです。

>> パソコン入門 ~初心者向けはじめの一歩~

 

 

マチスアカデミーさかおり校では、パソコン入門の他、ホームページ入門、ブログ入門など初心者の方でも楽しく始められる、様々な講座をご用意いたしております。

 

互換性チェックをしないとマナー違反! Excel編

パソコンを学ぶというと、WordやExcelなどの“ソフトの使い方”を学ぶのだと普通は考えますよね。学校の授業でもWordやExcelを学ぶ機会はありますが、実際に社会で必要とされている求められているスキルは違います。

ただパソコンが使えるだけの人は、今の時代たくさんいます。
しかし、“パソコンマナー”をきちんと身に付けている人は意外と少ないのです。

今回は、知らず知らずのうちにマナー違反を犯してしまいがちな「データの互換性」についてご紹介します。

 

WordやExcelなどのOfficeと呼ばれるソフトは、バージョンごとにどんどん新機能が追加されて、便利になっていきます。
インターフェースも2000と2013のバージョンでは随分違いますし、使い勝手も良くなっています。

 

「最新のExcelで新しい関数や機能を使って、見た目も立派なデータができた!さっそく取引先に送ろう!」

完成したならすぐに誰かに共有したくなりますが、でもちょっと待ってください。
そのデータは本当に、共有先のパソコンで正しく開くことができますか?

 

◎Excelはバージョンによって拡張子が違います

現在、Excel2003、Excel2007、Excel2010、最新のものはExcel2013などいろいろなバージョンのExcelが使用されています。
これによっておこる問題が、「互換性」の問題です。

 

互換性とは一体どんなものなのか。
Excel2010で作成したデータを、Excel2003で開こうとしても正しく開けない場合があります。このような問題を「互換性がない」という言い方をします。


Excel2010で作成 → Excel2010で正しく開ける
Excel2010で作成 → Excel2003で開けない

 

上記のように、新しいバージョンのExcelで作成したファイルは、古いバージョンのExcelでは「互換性」がないため正しく開けないことがあります。
このようなことにならない為にも、ファイルの互換性を正しく理解しておく必要があります。

逆に古いバージョンで作成したファイルを新しいバージョンで開く際にはほとんど問題は発生しません。

 

◎互換性のチェック方法

Excel2010のどの機能が、Excel2003や2007など古いバージョンでも正しく表示できる機能なのか、どれが良くてどれがダメなのかをいちいち覚える必要はありません。互換性をチェックするときに便利な方法があります。

ここではその操作方法をご紹介します。
※以下はExcel2010の画面で操作しています。

 

131204_01

1. [ファイル]タブをクリック
2. [情報]をクリック
3. [問題のチェック]をクリック
4. [互換性チェック]をクリック

 

「互換性チェック」のウィンドウが表示され、Excel2003や2007で使えるかどうかをチェックできます。

 

131204_02

 

●表示するバージョンを選択
互換性を調べるバージョンにチェックを入れます。

●機能の大幅な損失
ここに表示されている内容は古いバージョンのExcelでは正しく表示されません。
「検索」をクリックすると、該当箇所が確認できます。

●再現性の低下
ここに表示されている内容は古いバージョンのExcelでは最も近い表示形式に変更されます。完全に同じ表示にはなりません。

自分だけが使用する場合や、相手のExcelも同じバージョンの場合は互換性を気にする必要はありません。
しかし、取引先に送ったり、誰か複数人と共有する場合「Excelのバージョンがわからない」ときは必ず「互換性チェック」を行ない、古いバージョンのExcelで開いても正しく表示されるようにデータを作りましょう。

 

以上、見落としがちなExcelの互換性について紹介しました。
Excelだけでなく、世の中の様々なソフトにはバージョンがそれぞれ存在します。

ただ操作ができるだけでは、せっかく完成したデータも先方に送ったら開けなかった、なんてことになりかねません。

今回紹介したような、実際のビジネスの現場で必要な知識やスキルを、授業で扱っています。
ただ操作ができる人になっていませんか?すでにつけるという方も、もう一度しっかり学び直すことで、新しい発見やスキルアップにつながると思います。

>> エクセル Excel基礎・Excel中級・Excel応用

 

 

マチスアカデミーさかおり校では、Excelをはじめ、WordやPowerPointなどのOfficeの講座や、パソコン初心者の方専用の入門コースなど、様々な講座をご用意いたしております。

 

今から始めて、来年には“デキル”人になりましょう!

 

無料体験では、授業の体験以外にも、就職や転職などのご相談も受け付けています。まずはお問い合わせください。

 

おさえておきたい必要最低限のパソコンスキル

事務職はもちろんのこと、営業職でも、パソコンスキルは必須。社会人として、どの程度のスキルが求められるのか、みなさんは知っていますか?

必要なスキルはその会社や仕事内容によって異なりますが、今回は、Microsoft Officeの最低でも知っておきたい、押さえておきたいポイントを紹介します。

 

「エクセルやワード、パワーポイントなんて学校でも使ったことあるし、詳しくは知らないけど、社会に出て使っていけば大丈夫だろう!」と思っている人いませんか?そんな考えは大間違いです。

よく、ネットの記事でも「使っていくうちに慣れます」と書かれているのを見かけますが、それはあくまでも使い方が分かるようになるだけで、本当に社会で必要とされる文書や表はそう簡単に作れるようになるものではありません。
文書や表、グラフなどの基本的なフォーマットの作り方を間違えてしまうと社会人としての常識を疑われてしまうことも・・・。知らないと恥をかいてしまいます。

まずは自分のスキルレベルがどのくらいか、最低限必要なスキルはどんなものか知って、何が足りないのかを、理解するところから始めましょう!

 

◎Excelの基本的な操作ができる

基本的な表とグラフが作成できればまずはOK。さらに、関数やマクロの作成までできるとエクセルでの仕事は難なくこなせるでしょう。
ピボットテーブルも使えると、データの分析が簡単にできます。

表もグラフも作れるけど、関数を使えばいいところで使えていなかったり、そもそもグラフが最適な種類でなかったり(全体の割合を見るときには円グラフの方が見やすいのに棒グラフだったり)と、根本的な部分が欠けているエクセルデータ。
そんなものを取引先だったり、上司に提出したら恥ずかしい!そんなことがないようにしっかりとエクセルを使いこなしましょう!

★マクロ
作業を自動化するためのツール。同じ作業を何度も繰り返す場合にマクロを作っておくと大変便利。

★ピボットテーブル
1つのデータを様々な視点から統計をしたり、分析する場合に使います。
月ごとの売上金額の合計をだす、販売店ごとの売上げ件数を求めたいなど、いろいろな集計を求めるときに使います。

経理・営業・企画など様々なシーンで活躍!

初級では、入力方法、四則演算や合計の出し方、罫線の引き方など。
中級では、関数の利用やグラフ作成の方法など。
そして応用では、データの並べ替え・抽出・データの分析など実務レベルの学習をします。
応用まで学習すれば事務仕事も一気にはかどります!

>> エクセル Excel基礎・Excel中級・Excel応用

 

◎Wordの基本的な操作ができる

ワードは、企画書や提案書を作成するソフト。文字入力ができればそれなりに使えますが、慣れない方は、色を多く使ったり所々でフォントが異なっていたり、右揃えや中央揃えの使いどころが間違っているなど、見づらい文書になっているのを見かけます。さらには、そもそも必要な情報が不足している、記入欄なのに狭すぎて書けないといった、文書の役割が果たせていないものを作ってしまうことも。

インデント(字下げ)やタブ機能を使って、見やすくレイアウトを整えたり、エクセルで作成した表やグラフを張り付けて、より視覚的に訴えられる文書にすることで、伝わりやすいものになります。そして、ビジネスで本当に必要とされているワードの使い方を身につけましょう。

分かりやすく見栄えよい文書作成

基礎では、Wordでの文章の入力・編集・印刷・保存など。
中級では、箇条書き・タブを使った入力・表作成を学習し、ビジネス文書を作成。
応用では、図形の描画や編集を学習し、地図や絵(クリップアート)写真を含む文書の作成や差し込み印刷を学習します。
わかりやすく見栄えのする文書の作成ができるようになります。

>> ワード Word基礎・Word中級・Word応用

 

◎PowerPointでプレゼン資料を作成できる

パワーポイントは、会議やプレゼンテーションの場面で多く使われるソフト。
学校の授業で発表するときに使ったことがある人もいるのではないでしょうか?エクセルに比べると直感的に使える、難易度の低いソフトですが、一歩使い方を間違えると素人感まるだしの微妙なものになってしまうのがパワーポイントの怖いところ。

しかし、きちんと作れば、スライドを見せながら説明ができるので、言葉だけでは中々伝わりづらい数字のデータも、表やグラフなどと一緒に見せることで、より説得力のあるプレゼンになります。
スライド作りはもちろんですが、相手に訴える、魅せる作り方ができると、より強力なツールになります。

営業や販促のビジネスシーンの強力なツール

初級では、プレゼンテーション用のスライドの作成・スライドショーの実行。
活用では、表やグラフ・図の作成や写真の挿入、アニメーション機能や高度なスライドショーの実行を学習します。
魅せるスライドショーで説得力のあるプレゼンテーション!

>> パワーポイント PowerPoint初級・PowerPoint活用

 

以上、Microsoft Officeの代表ソフト、エクセル、ワード、パワーポイントの3つを紹介しました。

これはちょっとできないかも・・・というものがひとつでもあれば、当スクールの受講をおすすめします。特にオフィスのソフトは、ただ使える人と、本当にビジネスに活用できている人の差は大きいですよ!

 

社会人として覚えておくべきパソコン常識とマナー

社会人の必須スキルともいえるパソコン。
仕事上で必要なパソコンスキルは、仕事内容によってそれぞれです。パソコンやネットを使い慣れている人は多いと思います。しかし、いくらパソコンスキルがあっても、それを正しく使えなければ意味がありません。

今回は、会社でのパソコン使用の常識をご紹介します。

 

◎ファイル名をわかりやすく付けよう

正しいファイル名を付けるには、いくつかの法則があります。仕事の内容や管理の方法によっても異なりますので、会社でファイル名の付け方にルールがあればそれに従いましょう。
もしないのであれば、自分なりのルールを作って分かりやすい名前を付けてください。

●内容を表す名前を付ける

「会議資料」「提案書」などのファイル名では抽象的で、誰かに渡したときファイルを開かないと内容が分からないのでNG。内容を簡単に表す具体的な名称を付けておきましょう。

●同じファイルは日付で管理

毎日、報告書を作るような場合は、ファイル名を統一し、日付を入れておきましょう。毎回ファイル名が違っていたりすると、人に渡しても不親切で、後で自分が確認するにしてもよくわからなくなってしまいます。
“YYMMDD 内容”“MMDD 内容” と最初に日付を付けると時間軸でソートできます。また、“内容 YYMM”“内容MMDD” とすれば、書類のジャンルや取引先名でソートできます。

抽象的なファイル名: パソコン.doc
分かりやすいファイル名: 131123 パソコン研修マニュアル.doc

分かりやすいファイル名を付けておくことで、ファイルの内容や年月などで並び替えや検索もぱぱっとできて簡単です。

 

◎デスクトップに不要なファイルを並べない

デスクトップに一時的にファイルを置くこともあります。しかし、その数が少しずつ増えてデスクトップが散らかってしまうと、肝心なファイルが見つからなかったり、取引先に違うファイルを渡してしまうこともあります。
そうならないようにデスクトップにファイルを置くときはフォルダーでファイルを分類し、本当に一時的に必要なファイルだけを置くようにしましょう。
一日の業務が終わったときには不必要なファイルはその都度削除するようにしておけばデスクトップが散らかることもありません。

 

◎部外秘のファイルを守る

ファイルを添付したメールを誤って送信したり、大事なファイルを保存した USB メモリーを紛失したときのために、パスワードをかけましょう。

●ファイルにパスワードをつける

WordやExcelなどのOffice のファイルは、保存時に指定するとパスワードを設定できます。ファイルを保存するダイアログで [ツール] → [全般オプション] から指定できます。
Office のファイルにパスワードを指定しておけば、誤送信しても簡単には開けません。

●ファイルやフォルダ単位で暗号化する

暗号化ファイル システムを使って、ファイルやフォルダー単位で、簡単に暗号化できます。 ファイルまたはフォルダーの[プロパティ]-[全般]タブをクリックし[詳細設定]をクリックします。[内容を暗号化してデータをセキュリティで保護する]チェックボックスをオンにし、[OK]をクリックします。暗号化を解除する場合は、チェックボックスをオフにします。
※暗号化ファイル システムは、Windows 7 Professional 及び Ultimate に搭載されています。

★暗号化ファイル システム
1. ファイルを開くことができるユーザーを制限※できます。
2. ファイルは閉じたときに暗号化されますが、開くときに自動的に使用できる状態になります。

●USBメモリーや外付けハードディスクを暗号化する

Windows 7 Ultimate に搭載されている BitLocker という機能を利用してUSB メモリーや外付けハードディスクを暗号化できます。
パスワードを設定しておけば、落としたり紛失したときも安心です。

>> BitLocker ドライブ暗号化

 

いかがでしょうか?個人で使用する範囲ではパソコンの操作や知識はあっても、それを社会で活かすとなると、色々なマナーがあります。正しいパソコンマナーを身に付けましょう!
マチスアカデミーさかおり校では、ビジネスに必要なスキルを学べる講座が数多くあります。初心者の方や、スキルアップしたい方など、目的に応じてご受講できます。

 

◎就職希望の学生・第二新卒の方におすすめの講座一覧

>> 就職希望の学生様・第二新卒様

◎パソコン操作が分からない、まったく初めてという方

>> パソコン入門 初級者クラス

◎就職に向けて準備したい、仕事ですでにWord・Excel・PowerPointを使っているので将来のためにスキルアップしたい方

>> Word基礎・Word中級・Word応用

>> Excel基礎・Excel中級・Excel応用

>> PowerPoint初級・PowerPoint活用

◎企業にアピールできる資格を取得したい、スキルを証明したい方

>> MOS2010資格講座一覧

 

どの講座を受講したらよいのかわからない、相談したいという方は、まずは無料体験へお越しください。

  • デザインでお困りの企業様
  • 人材や教育でお困りの企業様