互換性チェックをしないとマナー違反! Excel編

パソコンを学ぶというと、WordやExcelなどのソフトの使い方を学ぶのだと普通は考えますよね。学校の授業でもWordやExcelを学ぶ機会はありますが、実際に社会で必要とされている求められているスキルは違います。ただパソコンが使えるだけの人は、今の時代たくさんいます。しかし、パソコンマナーをきちんと身に付けている人は意外と少ないのです。

今回は、知らず知らずのうちにマナー違反を犯してしまいがちな「データの互換性」についてご紹介します。

WordやExcelなどのOfficeと呼ばれるソフトは、バージョンごとにどんどん新機能が追加されて、便利になっていきます。インターフェースも2000と2013のバージョンでは随分違いますし、使い勝手も良くなっています。

「最新のExcelで新しい関数や機能を使って、見た目も立派なデータができた!さっそく取引先に送ろう!」完成したならすぐに誰かに共有したくなりますが、でもちょっと待ってください。 そのデータは本当に、共有先のパソコンで正しく開くことができますか?


Excelはバージョンによって拡張子が違います

現在、Excel2003、Excel2007、Excel2010、最新のものはExcel2013などいろいろなバージョンのExcelが使用されています。 これによっておこる問題が、「互換性」の問題です。

互換性とは一体どんなものなのか。Excel2010で作成したデータを、Excel2003で開こうとしても正しく開けない場合があります。このような問題を「互換性がない」という言い方をします。

Excel2010で作成 → Excel2010で正しく開ける Excel2010で作成 → Excel2003で開けない

上記のように、新しいバージョンのExcelで作成したファイルは、古いバージョンのExcelでは「互換性」がないため正しく開けないことがあります。 このようなことにならない為にも、ファイルの互換性を正しく理解しておく必要があります。逆に古いバージョンで作成したファイルを新しいバージョンで開く際にはほとんど問題は発生しません。


互換性のチェック方法

Excel2010のどの機能が、Excel2003や2007など古いバージョンでも正しく表示できる機能なのか、どれが良くてどれがダメなのかをいちいち覚える必要はありません。互換性をチェックするときに便利な方法があります。

ここではその操作方法をご紹介します。 ※以下はExcel2010の画面で操作しています。

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1. [ファイル]タブをクリック 2. [情報]をクリック 3. [問題のチェック]をクリック 4. [互換性チェック]をクリック

 

「互換性チェック」のウィンドウが表示され、Excel2003や2007で使えるかどうかをチェックできます。

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表示するバージョンを選択 互換性を調べるバージョンにチェックを入れます。

機能の大幅な損失 ここに表示されている内容は古いバージョンのExcelでは正しく表示されません。 「検索」をクリックすると、該当箇所が確認できます。

再現性の低下 ここに表示されている内容は古いバージョンのExcelでは最も近い表示形式に変更されます。完全に同じ表示にはなりません。

自分だけが使用する場合や、相手のExcelも同じバージョンの場合は互換性を気にする必要はありません。 しかし、取引先に送ったり、誰か複数人と共有する場合「Excelのバージョンがわからない」ときは必ず「互換性チェック」を行ない、古いバージョンのExcelで開いても正しく表示されるようにデータを作りましょう。

以上、見落としがちなExcelの互換性について紹介しました。 Excelだけでなく、世の中の様々なソフトにはバージョンがそれぞれ存在します。

ただ操作ができるだけでは、せっかく完成したデータも先方に送ったら開けなかった、なんてことになりかねません。

今回紹介したような、実際のビジネスの現場で必要な知識やスキルを、授業で扱っています。ただ操作ができる人になっていませんか?すでにつけるという方も、もう一度しっかり学び直すことで、新しい発見やスキルアップにつながると思います。

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