Excel中級【データベースがうまくいかない時】

11月中はエクセルのデータベースを扱ってきましたね。

でも・・・データベースでの処理がうまくいかないと言われることがあります。(*_*)

実はデータベース機能を利用するには、表の作り方にコツがあるんですよ。
(*^^)v

以下の点を確認してみて下さいね。

1.隣接するセルにデータを入力していませんか?

エクセルは連続したデータをデータベースの範囲として自動的に認識してくれます。

データベース表に関係のないものが、隣接するセルに入力されているとデータの範囲を間違って解釈して処理してしまうことがあります。(・_・;)

隣接セルにデータが入力されている図

下図のようにデータベース表の周囲には他のデータは入力しないようにして下さいね。(^_-)-☆

隣接セルにデータが入力されていない表の図

2.先頭行が列見出しになっていますか?

表の先頭行をもとに並べ替えやフィルタが実行されます。

それで、表の先頭行には必ず列見出しを入力します。(^。^)

下図は先頭行に列見出しがなくて、いきなりデータが入力されていますね。(*_*)

先頭行が列見出しになっていない図

3.フィールドに同じ種類のデータが入力されていますか?

一つのフィールドに文字と数値が混在しているとデータベース機能は正しく働かない事があります。

下図の表の「生年月日」フィールドには日付データが、「年齢」フィールドには数値データが入力されることになっています。

でも社員番号5番の人の欄には「秘密」という文字が入力されていますね。

このように同じフィールドに違う種類のデータが入っているとデータベース処理がうまくいかないことがあります。(・_・;)

同じフィールドには必ず同じ種類のデータを入力して下さいね。

フィールドに違う種類のデータが入力されている図

4.1件分のデータを横1行に入力していますか?

1件分のデータが複数行に分けて入力されていると並べ替えやフィルタ処理がうまくいかないことがあるんですよ。

下図のような入力の仕方をしていませんか?

1件分のデータは1行にまとめて入力して下さいね。

1件分のデータを複数行に入力している図

5.セルの先頭に余分なスペースなどありませんか?

下図のように余分なスペースがあると、思った通りの処理ができなくなります。

意図していない余分なものが入力されていないか確認してみて下さいね。

セルに余分なスペースが入力されている図

?

データベース処理うまくいくようになりましたか?(^^)/

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